秘書になるには資格が必要?持っておくと良い資格と試験内容についてご紹介

「秘書になるために資格は必要?」
「資格以外に必要なスキルって?仕事内容は?」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、「秘書と関連性の高い資格とスキル」「秘書に必要なスキルと仕事内容」について詳しく解説していきます。

秘書の仕事について理解することで、これから臨む面接や試験に好影響を与えてくれます。

秘書に資格は必要?|持っておいた方が良い資格とは


結論、秘書になるために必ず必要であるという資格はありません。ただ、秘書は特別な能力や適性が求められる仕事ですので、秘書業務と関連性の高い資格を持っていたほうが、就職や転職の際に有利になることは間違いないといえます。

また、雇用の際は経験者を優遇するケースも多いため、未経験者であればなおさら資格の取得を目指すべきです。

そこで以下にて、秘書業務と関連性の高い資格や試験を紹介していきます。

国際秘書(CBS)検定

国際秘書(CBS)検定は、外資系企業の秘書や、海外とのやりとりが多い企業で働く秘書を目指すのであれば受けておきたい試験になります。
国際秘書検定は、専門性と難易度が極めて高い試験であるため、合格者はビジネスの現場において高評価が得られるためです。

国際秘書検定は、「日本語と英語の両方が堪能であること」が求められるため、試験内容はオフィス実務のほか、ビジネス日本語やビジネス英語も出題されます。

試験内容は、プライマリー(一次試験)とファイナル(二次試験)に分かれており、一次合格者のみが二次に進むことができ、二次試験では英文ビジネス文書に関する知識や応用も問われます。

検定に合格せずとも、勉強を重ねることで高い能力を身につけることが可能です。

秘書検定

秘書の資格の中で、最も有名なのが秘書検定です。

厳密にいうと、秘書検定は「秘書技能検定試験」といい、財団法人実務技能検定協会認定、文部科学省後援が実施している民間資格です。

難易度が高いほうから1級、準1級、2級、3級と分かれており、各レベルで秘書にとって必須のスキルである「文書作成」「ファイリング」「スケジュール管理」などに関する知識を問う問題が出題されます。

秘書検定は、筆記試験がメインですが、1級と準1級では筆記試験の合格者に対して面接試験も行われます。

現役の秘書がキャリアアップするために取得することもありますが、受験生に多いのは一般のビジネスパーソンです。また、2級・3級では就職を目指す高校生や専門学生、大学生なども受験しています。

下記にて、級ごとの特徴、試験内容などを簡単に紹介します。

【3級】
3級は、マークシート式と記述式がメインの筆記試験です。基本的な職場の常識を問われる級になります。
具体的には「秘書としてどんなことに気を利かせると、上司が効率よく仕事ができるか?」といった、秘書として仕事する上での基本が問われます。

【2級】
2級も3級と同じようにマークシート式と記述式がメインの筆記試験です。3級より、やや複雑な場面設定の問題も多いのが特徴となっています。
上司のサポートをより正確に、より適切に行うため、優先順位を考えて機転を利かせることや、効率のよい仕事の仕方などが主に問われます。

【準1級】
準1級はこれまでに同様の試験だけでなく、面接が加わります。上司からの相談や部下へのアドバイスを求められる中堅秘書がモデルとなっています。
秘書として仕事する際に必要となる、物事の判断力や対応力が問われます。面接では接遇や人柄の表現力が合否に大きく左右します。

【1級】
1級は、すべてが記述式である筆記試験と、合格すれば面接があります。
「上司の仕事をよく理解して、上司が常に動きやすいように先を読んでサポートする」といった、ハイレベルな秘書能力が問われる級です。

「秘書の仕事がどういったものか理解したい」という方はまず3級の勉強をしてみてはいかがでしょうか。
さわりの部分を勉強することで、おおまかですが秘書の仕事がどんなものであるか分かります。

その他に持っておくと有利になる資格

上記で紹介した資格や検定の次に関連性が高い検定は下記の通りです。

  • サービス接遇検定
  • ビジネス電話検定
  • ビジネス実務マナー検定

上から順に説明しますと、サービス接遇検定は対人心理や応対の技術といった、秘書の仕事にも役立つ内容を含んでいます。

ビジネス実務マナー検定は社会人としての適切な判断や行動、人間関係やマナー、話し方といったビジネスの基本ルールを身に付けることができる検定です。

ビジネス電話検定はビジネスシーンでの電話対応を問う資格です。

また、秘書では必須の文書作成に役立つ資格も数多くあります。
中でも、「ビジネス文書検定」「文書デザイン検定」「日商PC検定」は知っておいた方がよいです。秘書にとって文書作成スキルを必須であると思って大丈夫なので、これから秘書を目指すという方はぜひ受けてみてください。

順番に説明しますと、ビジネス文書検定は、ビジネスシーンで使われる文書の基礎知識を学ぶことができます。

文書デザイン検定は、パソコンソフトを活用した誰もが見やすい文書デザインを身に付けます。

日商PC検定は、日本商工会議所が実施している検定資格であり、「Word」「Excel」「PowerPoint」などといった基本的なソフト知識やIT知識を問う試験です。

上記で紹介した試験の中で、「今自分に足りていないのは何か」を推し量りながら勉強を進めていくとよいです。

資格以外に必要なスキルとは


それでは資格以外に必要なスキルとは何なのでしょうか。
まとめると下記の通りです。

  • 仕事全体における手際の良さ
  • コミュニケーション能力
  • 判断力
  • パソコンスキル

正直なところ、「秘書として働くためには、資格さえ持っていればいい」というのは間違いです。「急なスケジュール変更に対する応用力」「幅広い仕事を適切にこなすための手際の良さ」などが現場で求められるためです。

「他の人と協力するためのコミュニケーション能力」も同時に求められます。

特に、「判断力」は秘書にとって大変重要なスキルになります。
ビジネスの場では突発的な判断を求められることが多いため、その都度、的確な判断を下す必要があるためです。

同時に、「コミュニケーション能力」も欠かすことができません。
上司はもちろんのこと、社内外の様々な人と調整を行い、お互いに協力しながら仕事を進めていくことが重要になるからです。

判断能力やコミュニケーション能力もさることながら、「メール連絡」「文書作成」といった仕事も多くこなすため「パソコンスキル」も最低限必要となります。

また、仕事を続けていく中でいうと、忙しい上司に代わり必要な情報を集め、必要に応じてすぐ提供するための「情報収集能力」も身につけていかなければなりません。

秘書の仕事内容


以下では、秘書の具体的な仕事内容について紹介していきます。

来客、電話、メール、手紙などの対応

秘書業務で必ずやるといっても過言ではない業務が電話対応です。
社内外から掛かってきた電話を受け、自分で対応できる内容は対応し、他の人の対応が必要な場合は要求された人物につなぎます。

メールや手紙も同様に、返信が必要なものは上司と相談しながら対応を行います。

メール送信する際は他社の情報を含む場合がありますので、その都度、細心の注意を払わなければいけません。
もし仮に情報を漏洩してしまった場合、会社業務を一旦ストップさせ緊急会議を行なう必要すらもでてくるので覚えておくとよいです。

来客の対応では、会議室へのご案内やお茶出しなどを行います。場合によっては同席し、議事録を取ることもあります。

スケジュール管理

会議や会合などといったスケジュールを、社内外の担当者と連携を取りながら調整したりすることもあります。
出張があった場合の航空券や新幹線、宿泊の予約なども秘書が対応することが多いです。

その他にも、「会議や商談に必要な文書や資料の作成」「慶弔関連の手続きや年賀状の手配」などの業務を行います。

さらに、上司に代わり、経費精算や書類の回覧などを対応することもあります。

困りごとや隠れたニーズに対応する

秘書は、「相手の困りごとは何か」「相手のニーズはどんなものか」ということにしっかりと耳を傾むける必要があります。

相手の話を聞き入れてから対応することで説得力も上がり、相手の心に響くような仕事をすることができるようになるのです。

また、「頼まれたお仕事の真意」「本当はここまで頼みたいのか」という他社の気持ちをを汲み取ることで、自然と社員との距離が縮まり、信頼感が生まれます。

秘書は、ただ事務的に仕事をこなすだけでなく、相手の気持ちをくみ取る必要のある高度な仕事であるといえます。

まとめ


この記事では、秘書の仕事と資格について紹介してきました。

秘書が簡単な仕事でないことが伝わったかと思います。
簡単な仕事でない分、やりがいもあり、業務に対して誇りのもてる素晴らしい仕事です。

また、管理するスキルや文書作成術を身に付けることで、どんな会社でも通用する人材になれます。バリバリのキャリアウーマンを目指す女性でも、十分に魅力的な仕事なのではないでしょうか。

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