秘書の8つの仕事内容を徹底解説!グループ秘書と個人秘書の違いについてもご紹介

「秘書の仕事内容って?」
「未経験でも仕事はできる?」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、秘書の仕事内容を重要度の高い順に、ランキング形式で紹介していきます。

仕事内容の他にも、「未経験で秘書になる方法」「個人秘書とグループ秘書について」の2点についても詳しく解説します。

秘書の仕事内容を理解することで、転職活動も一層しやすくなりますよ。

個人秘書とグループ秘書どちらになりたい?


秘書は、事務系の仕事の中でも人気がある職種のひとつです。
プロフェッショナルとして働く上司や役員をサポートし、上司が本来のパフォーマンスを発揮できるように支えることが秘書の主な役目です。

また、秘書には個人秘書とグループ秘書という分け方があります。

個人秘書は1人の上司に1人の秘書がサポートとしてつく形です。法律事務所や大学教授には、よく個人秘書がついています。

一方、グループ秘書というのは、管理者の下につき、複数人のチームを作った上で上司を支える体制をとっているグループです。秘書室を持つ一般企業に多い形です。

秘書の勤務先には、企業や教育・研究機関、法律事務所、大使館、議員事務所など様々。一口に秘書といっても、勤務する場所によって業務内容も異なります。

また、上司のスケジュールによっては、早朝出勤や休日出勤なども全然あり得ますので、仕事内容は事前にしっかりと確認しておくべきだといえます。

秘書の仕事内容【重要度ランキング】


以下では秘書の仕事内容をランキング形式で紹介します。
重要度(需要の高い)順にランキングしていますので、ぜひ参考にされてみてください。

1位 メイン業務となるスケジュール調整

スケジュール調整は、秘書のメイン業務です。上司の日程だけでなく下記のような場面のスケジュール調整を行います。

  • 会議や出張
  • 上司の休暇の取り方
  • 講演会や学会などの社外イベント
  • 来客や他社からの訪問のアポイント

上記のように、上司のスケジュールを把握するだけでなく、会社全体のスケジュールを調整する必要があります。スケジュール調整の際は、他社や社内のスタッフと交渉し、スムーズに業務が行えるような日程調整も大切な業務の一環です。

また、講演会や学会、休暇といったイレギュラーな予定が入る場合も都度ごとに調整を行います。さらに、スケジュールが詰まっている状況だと、優先順位を決めて予定を立てなければいけないため、的確で正しい判断力が求められます。

自分がついた上司だけでなく、一緒に仕事をする先方のスケジュールもある程度、把握しておく必要があります。

2位 毎日行うメール対応と電話対応

秘書は、社内の各部署とのスケジュール調整以外にも、上司の代わりに電話やメールを受けることが多くあります。

自分や上司への連絡はもちろんですが、担当以外の部署での話の際、代理で連絡を受け付けるケースもあります。
電話対応やメール対応は、下記のようなケースがあります。

  • 代表電話や担当部署の電話対応
  • 上司宛てにかかってきた電話の対応
  • 上司がやり取りしているメールの送受信

社外からの問い合わせに上司や担当部署が対応できない場合は代理という形で対応します。

代理で受けた際は、折り返し連絡が必要であればその旨を伝え、メモ用紙に書き残しておくなどして対応します。

また、社内スタッフや担当部署からの電話やメールに対応することも業務の一環です。

以上のような業務をこなす上で必要になるのが、コミュニケーション能力。相手や状況に合わせたスムーズな回答が求められますので、的確な判断と対応する際のコミュニケーションの能力は非常に重要です。

3位 必須!文書作成

秘書は、上司の代わりに文書を代筆することも多いです。

最近はパソコンを使った作業も多く、メールの返信やスケジュールの書き足しなども文書作成に加わります。文書作成は下記のような場面で行います。

  • スケジュール変更やメール
  • 社内文書の作成(連絡文、回覧文、報告文など)
  • 社外文書の作成(礼状や案内状、依頼状、詫び状、見舞状、弔慰状など)

上記のような文書を上司に代わって作成し、各部署に配布するのも役割のひとつです。

また、取引先や顧客への礼状や案内状などの作成を担当することもあります。
取引先や顧客に不幸があったときには、お悔やみの言葉を記した弔慰状を作成することもありますので、冠婚葬祭のマナー知識も必要です。とはいえ、ネットで検索すれば出てくるので、そこまで気にする必要はありません。

事務的な社内文書を作成する場合はパソコンを使用しますが、礼状や弔慰状などは便せんに手書きで書くこともあります。上司の指示に従いましょう。

4位 挨拶状やお歳暮を送るのも秘書の仕事

秘書は会社の顔ともいえる存在ですから、季節の挨拶状やお中元、お歳暮などを任されることも多いです。

挨拶状やお歳暮を担当する場合は、会社の代表としてやり取りを行うので、先方に失礼のないよう、徹底して気を付ける必要があります。

最近は少なくなってきましたが、会社によっては、取引先や大切な顧客に年賀状・暑中見舞いといった季節の挨拶状を欠かさずに出しているところもあります。

また、社内の人事異動のお知らせの手配も業務のひとつですし、取引先や顧客へのお中元、お歳暮を選ぶことも、仕事内容に含まれます。

現役の秘書を対象にしたお中元やお歳暮の試食会なども開催されており、業務の中でも贈答品のセレクトは秘書の重要な仕事です。会社の顔となってやり取りしていることを必ず念頭に置いておきましょう。

5位 来客の対応も秘書の仕事

秘書は、上司に会いにきた来客の対応や上司が主催する会議の準備も担当します。具体的には、お客様に失礼のないよう、案内やお茶出しを行います。

会議の場合は、事前に会議資料などを作成する場合もあり、日程通りに進むよう、気配りをし続けることとなります。
来客対応の業務については下記をご覧ください。

  • お茶出し
  • 資料作成
  • 先方への手土産の準備
  • 応接室や会議室の準備
  • 顧客の弁当や昼食の手配

上記の通り、接待に利用する応接室や会議室の準備も重要な仕事のひとつです。
人数や状況に合わせて椅子やテーブルを移動するように指示したりすることもあります。

時間帯やスケジュール次第では、昼食や弁当の手配を行う必要もあるため、来客や会議が多いときは夕方頃までバタバタし続けることも。

「先方に気持ち良く帰ってもらおう」という心遣いが大切になります。

6位 意外と大変!社内の精算業務

意外と大変なのが社内精算業務です。下記をご覧ください。

  • 出張旅費
  • スタッフの交通費や交際費
  • 社外会議やイベントで使用した会費
  • 会社として参加した冠婚葬祭の費用

精算業務は上記のように様々な場面で行われます。

会社によっては交通費が毎日発生することもあるので、うっかり忘れてしまうことも少なくありません。「誰か精算し忘れていないか?」という気配りが必要になってきます。

また、精算業務で発生した費用に立替分がある際は、後から会社側に申請をして精算をしてもらいます。立替え費用に関しては、上司自身が行うこともありますが、現実には、多忙な上司に代わり秘書が代理で経理課などに申請を行うケースが多いです。

費用の精算方法は会社によっても異なることがあるため、仕事内容もその都度変わってくるということを知っておいてください。

7位 細かいやり取りを要する郵便物管理

秘書は、上司に届いた郵便物を開封し、見せる必要があるものとないものとに仕分けを行うという仕事を任される場合もあります。

郵便物管理の業務では、届いた郵便物の重要度や緊急度を見分けるスキルが求められます。

たとえば、明らかに重要度が低いと思われるダイレクトメールや広告などは重要度が低く、上司の名前と会社名が記入された封筒は緊急度が高い場合が多いです。

その他にも、

  • 提出や回答の期限が近い
  • 出欠の確認が必要だと明記されている

上記のような場合も緊急度や重要度が高いといえます。

郵便物を確認し、各部署に知らせたほうが良い文書内容であれば、コピーを取って回覧などで情報を共有する場合もあります。

8位 重大任務!交通機関の手配

上司がイベントに出席したり出張に行く際の交通手配も秘書の仕事です。
具体的には下記のような業務を担当します。

  • 出張先のホテルの約や手配
  • 新幹線や航空券の予約や手配
  • 会食や接待で利用する店の手配
  • 社外会議やイベントの出欠の返事

社外会議やイベントがある場合は、上司に確認をとった上で出欠の返事をしますし、当日に会食を予定している場合には、利用するお店の予約をアレンジする必要もでてきます。

状況に合わせた手土産の準備も仕事のひとつ。
先方への気遣いが試されるので簡単な業務ですが責任は重大です。

資格不要!未経験からでも秘書にはなれる


「秘書をするためには資格が必要」と考えがちですが、実はそうではありません。
秘書という仕事は資格よりも実務経験が重要視されるからです。

しかし、未経験でも十分秘書になれる可能性はあります。
未経験から秘書にチャレンジしたいという人は、転職サイトで「未経験歓迎」の求人を探してみてください。

雇用形態としては、「正社員」よりも「派遣・契約社員」での募集が多いです。ただ、当然ですが企業への貢献が認められれば「正社員」になれる可能性もあります。

もし、正社員にこだわりということであれば、ひとまず別の職種で入社し、秘書へと職種に転換するという方法もあります。会社を知った上で秘書の仕事に取り組めるのでおすすめです。

まとめ


この記事では、秘書の仕事内容について紹介してきました。

秘書は様々な仕事をこなす専門性の高い職種であることが分かっていただけたと思います。
大変ではありますが、やりがいがありますし、給与も他の事務職に比べて高いです。

未経験でも十分なチャンスがありますので、「秘書に憧れる」という人はぜひ一度チャレンジしてみてください。

バリバリのキャリアウーマンを目指しましょう!