一般事務の仕事内容を徹底解説!やりがいや向いている人の特徴などもあわせてご紹介

  • 一般事務のやりがいや大変なことってなんだろう?未経験でもなれるの?
  • 一般事務って、ドラマとかでお茶出しをしている人のこと?
  • 一般事務って実際にどんなことをやってるの?

上記のような疑問を解消していくために、
この記事では一般事務の

仕事内容

  • 一般事務に向いている人の特徴
  • 仕事の大変さ・やりがい

について紹介していきます!

「事務職は聞いたことあるけど、一般事務についてはよく知らない。」という方でも、この記事を読めば一般事務の役割や重要性が理解できます
ぜひ記事を読んで、一般事務職の魅力を知りましょう!

一般事務以外にも事務職にはさまざまなものがあります。なかでもIT事務職は人気の職種です。興味のある方はこちらの記事もあわせて読んでみてください。

一般事務の仕事内容とは?営業事務との違いもご紹介!

数ある事務職のなかでも求人数が多く、メジャーな事務の1つが「一般事務」です!

一般事務の仕事はどんなことをするのか、事務職のなかでも同様に人気がある営業事務との違いも含めて、仕事内容についてご紹介していきます!

縁の下の力持ち!一般事務の仕事内容

一般事務の仕事内容はおもに以下のものがあります。

  • 書類の作成、管理
  • データ入力
  • 電話・メール対応
  • 来客対応
  • 備品管理

いわゆる事務仕事と呼ばれるもの全般が業務内容です。
ただし、会社によっては一般事務が人事や経理などの仕事をサポートする場合もあります
そのため「勤怠管理や給与計算」などの労務の業務、「小口金の管理や経費精算」などの経理の業務が仕事内容に含まれる場合もあります。

一般事務は、企業全体の事務を任される会社にとって重要なポジションです
さまざまな部署の幅広い仕事をこなしていく必要があるため、オールマイティーに仕事をこなす能力が身につきます。

また企画や営業と違い、自分自身が前に立って働くというよりも、裏方となって周りを支えていく役割です。まさに会社にとっての縁の下の力持ちですね!

営業事務との違いはサポートする相手!残業が少なく定時で帰れる時間的な違いも!

営業事務との違いは

ずばり

  • 会社全体をサポートするか
  • 営業職の社員をサポートするか

です。

一般事務は会社全体の事務処理を行うのに対して、営業事務は営業部門の事務処理を担当します。

また仕事のスケジュール管理が出来るかどうかも大きな違いです。

営業事務の場合、サポートしている営業の方の都合などにより残業をすることも出てくるため、スケジュール管理が難しいというデメリットがあります。

一方、一般事務は周りに左右されにくいため残業が少なく、定時で帰れます
つまり自分でスケジュール管理ができる!というのが大きなメリットです。

決まった時間に家に帰れることでおうち時間も充実し、十分な休養を取ることができますね!

プライベートをゆっくり過ごしたい・家庭と両立したいという女性にはまさにぴったりな仕事です!

一般事務の1日のスケジュール

一般事務の1日のスケジュールを見てみましょう。

8:30

  • 出社
  • 1日のやること整理
  • メールチェック

9:00

  • 始業時間
  • 朝礼など

10:00〜

  • 電話対応

12:00〜

  • お昼休憩

13:00

  • 午後の業務開始
  • 事務作業
  • 郵便物の発送・仕分け
  • 臨時業務
  • 電話対応

15:00〜

  • 会議室準備

15:30

  • 来客対応

16:30

  • 予定業務終了

17:30

  • 退勤

定時の1時間前にその日の予定を終わらせることで、定時までの1時間は次の日の予定を立てたり、遅れている仕事がないかをチェックしたりと「仕事の計画や確認の時間」に使うことができます。もちろん必要があれば残業をすることもあります。

未経験でもなれる?一般事務に向いている人ってどんな人?

一般事務は未経験でもなれるのでしょうか?また向いている人はどんな人なのでしょうか?以下にご紹介します。

未経験でも挑戦しやすい!初めての事務職にふさわしいのが一般事務

資格などが特に必要ないため、一般事務は未経験でも目指せる職業です。

むしろ事務職が未経験なのであれば、おすすめしたいのが「一般事務」です!

なぜかというと、理由は3つあります。

  • 一般事務は未経験の採用が多い!
  • 働いていくうえでオールマイティーに行動ができるようになる!
  • 経験を積めば積むほどキャリアアップにつながる!

一般事務の仕事は未経験者を募集している求人がほとんどなうえ、求人数も多いです。
また会社全体のサポートをする役割からデスクワークに必要なスキルを身につけることができます

一般事務を経験しておくことで事務職のいろはを学ぶことができるため、経理事務や営業事務、総務や管理といった仕事にキャリアアップすることも可能です!

今まで事務の経験がない方であれば、はじめは一般事務を受けてみることをおすすめします!

一般事務に向いてる人の3つの特徴

一般事務に向いている人の特徴は以下の3つです。

  • 性格的に穏やかで物腰の柔らかい人
  • 単純作業にもめげずに、コツコツ努力ができる人
  • 会社全体の人と関わることも多いので、社内での気配りができる人

会社全体の事務処理をする一般事務は、社内の多くの人と関わりを持つため、ホスピタリティを持って、周りに気配りできる能力がとくに必要です。

周りの助けになりたい!とボランティア精神を持って仕事にのぞむことで、1つ1つ対応が丁寧になり、周りからの信頼も得ることができます

仕事で大変なことや難しいことを2つご紹介

「会社全体の仕事をしていくなんてプレッシャーだ…」と不安に思う方もいると思います。一般事務の大変さや難しさとはなんでしょうか?

ミスのない正確な仕事を求められる

さまざまな事務処理を頼まれますが、その全てに優先順位を決めて期日までにミスなく仕上げなければいけない点。また、一つのミスから多くの関係者を巻き込む案件になってしまう場合があるので、迅速かつ正確に処理しなければいけない点。(22歳/女性)
引用元:一般事務のお仕事とは? – 職種辞典|エン派遣

どんな人でも仕事の量が増えてくると疲れがたまり余裕もなくなってしまうため、ミスをしがちになります。なかでも事務処理の量も多く、幅広い仕事をこなす一般事務は、細かいミスをする確率も高くなります。

ミスなく、かつスピーディーに事務処理を行う能力を求められることが大きなプレッシャーでもあり、一般事務の大変さといえるでしょう。

ミスをなくすためには、自身の気持ちに余裕を持つことが大切!業務の優先順位を考え、仕事の期日に余裕を持つことで、ミスなく仕事をこなすことができます。

仕事のスケジュール管理は大変なことではありますが、自分の生活にも応用できる大切な能力です!

単純作業が多くモチベーションを維持しにくいうえ、評価がされにくい

一般事務は単純作業も多いので飽きること、簡単なことだと思われて苦労をわかっていただけません。また評価が低くなりがちです。そこが一般事務で難しさを感じるところです。そして、勤務先にもよりますが、事務に対する期待値が上司によって異なるため、秘書業務や営業事務まで任される場合もあります。
引用元:一般事務のお仕事とは? – 職種辞典|エン派遣

一般事務の仕事は毎日のルーチンワークも多く、単純作業を繰り返すことで「物足りない」、「つまらない」と日々のなかで感じてしまうこともしばしば。

そのためモチベーションを一定に保つのが難しい仕事です。さらに多くの仕事を効率的に進めていく難しさがあるにも関わらず、スマートに仕事をこなせばこなすほど、会社からは「仕事が早く終わるから、簡単な仕事しかやっていない!」というイメージがつきやすいのも難点。評価が低くなってしまうこともあります。

また「他の仕事もできるだろう」と他の業務領域を任されるケースもあります。もし他の仕事を任されたら「仕事が増えてしまった」とネガティブに考えるのではなく、逆に「自分のスキルアップのチャンスだ!」とポジティブに捉え、チャレンジする気持ちで取り組むことが大切です!

一般事務になってよかった!仕事での3つのやりがいや魅力をご紹介

一般事務をやっていてよかった!と思える瞬間はどんな時でしょうか?
一般事務のやりがいや魅力を3つご紹介します。

プライベートが充実するのが魅力!

一般事務は残業が少なく、決まった勤務時間で出退勤ができるため、自分の生活リズムが作りやすい特徴があります。

平日は17時〜19時の時間で仕事が終わる会社も多く、仕事帰りの時間を有効活用できます。

たとえば頑張って終わった仕事のあとに

  • 同僚と食事に行って美味しいごはんを食べる
  • 家で自分の好きなドラマや映画を観る
  • 同棲(どうせい)している彼氏のために手の込んだ料理を振る舞う

といった時間の使い方ができますね!

また休日は週休2日が確保されるため、近場に旅行やドライブに行くことが可能です!

プライベートが充実することで、仕事での疲れをリフレッシュできることが、一般事務の魅力といえるでしょう。

オフィスワークの基本が身につくことで、キャリアアップできる!

パソコンを使って資料作成やデータ管理をしたり、電話応対や来客対応といった会社のあらゆることをサポートするポジションが、一般事務です。PCスキルがつくのはもちろんのこと、来客対応などにより、ビジネスマナーや一般教養が身につきます

「正直、常識ないんだよな・・・」という人はぜひビジネスマナーについて学ぶことが出来る秘書検定を受けておくことをおすすめします!

また経験を積み重ねていくことで、専門的な知識が必要になってくる場面も増えていきます。繰り返し知識を生かすことで専門性が高まり、より専門的な事務職にキャリアアップすることが可能です!他の事務の仕事に就くことは年収アップにもつながります。

ビジネスマンとしてスキルアップできることもやりがいの1つなんですね!

他社員から必要とされたと実感ができる!

表立って成果をあげることはありませんが、自分のやっていることが会社に貢献できていると実感できた時に「自分は周りから必要とされているんだ!」とやりがいを感じることができます

実際の働いている人の声をみてみましょう。

他社員から必要とされていることが実感できること。電話対応、システム入力及び雑務を1人で行なう会社にて、「あなたのおかげで円滑に仕事が捗っている」と言われたとき、私も会社に貢献しているのだと嬉しくなり、やりがいを感じました。46歳/女性
引用元:一般事務のお仕事とは? – 職種辞典|エン派遣

会社全体の仕事の効率を上げることも、一般事務の立派な仕事です。「どうすれば事務処理が早くなって、周りが助かるのか?」を考えなら仕事をすることで、多くの社員から感謝をされるようになるでしょう

まとめ

この記事では一般事務の

  • 仕事内容は会社の事務全般であること
  • 営業事務との違いは仕事内容が幅広いこと
  • 一般事務の大変さ・やりがい

についてご紹介しました。

今回ご紹介した一般事務以外にもさまざまな事務職があります。

なかでもIT業界で重宝されているIT事務職は

  • 未経験でも入りやすい
  • 将来性がある
  • 給与水準が他の事務職とくらべて高い

などの理由から、人気な事務職です。

現在IT業界は国内最大規模の市場となっており、IT事務職は安定した収入を得ることができ
ます

事務職への転職を視野に入れている方、すでに転職活動を初めている方には、ぜひIT事務をおすすめします。

興味を持った方はまずは無料相談。
経験豊富なキャリアコンサルタントがあなたの転職活動をサポートします。

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