定時で帰れる!仕事が正確に効率よく終わるエクセルのショートカットキーをご紹介

事務の仕事に欠かせないアプリケーションソフトといえば、Word、Excel、PowerPointなどが挙げられますよね。なかでも請求書、データ入力、グラフ、表作成など様々な場面で使うExcel(エクセル)は使用頻度が高く、みなさんもよく使われているのではないでしょうか。もしくは、これから事務で働くのにエクセルを使いこなせるか心配という方もいらっしゃると思います。

エクセルはマウスを使ってメニューから作業を選択して行えば操作はできますが、マウスでの操作は意外と時間がかかるものです。メニューからやりたい作業を探す時間もかかりますし、積み重なっていけば、それが残業を招いてしまうことになりかねません。そこで使いたいのが、キーボード操作だけでできるショートカットキーです。

今回はITサポート事務の教科書編集部おすすめのショートカットキーを初心者向け&経験者向けにわけてご紹介します!時短になるショートカットキー操作を使いこなして、仕事を早く終わらせてデキるITサポート事務を目指しましょう! 中には今まで押したことすらなかったキーもあるかもしれませんよ。

基本編&経験者向けショートカットキーを覚えよう


初心者の方がまずは覚えておきたい基本のショートカットキーと、エクセルに慣れてきた経験者の方が使いこなしたいショートカットキーを前半後半に分けてご紹介していきますね。

覚えておきたい基本のショートカットキー15選

コピー&ペースト、いわゆるコピペのショートカットキーをご存知の方は多いと思いますが、意外と知られていない便利なショートカットキーもたくさんあります。まずはこれさえ覚えれば、エクセルでの作業が時短になる!というものをご紹介していきます。

1Ctrl+Cコピーセルや文字のコピーです。
貼り付けとセットで行う作業です。コピーしたいセルや文字を選択してCtrl+Cを押します。
2Ctrl+V貼り付け(ペーストコピーしたセルや文字を貼り付ける時に使います。
貼り付けしたいセルを選択してCtrl+Vを押します。
CとVは隣同士で並んでいるキーなのでセットで覚えましょう!
3Ctrl+X切り取り文字やセルの切り取りです。
セルのデータを他のセルに移動したい時などに使います。切り取ったデータはCtrl+Vで貼り付けます。
4F2セルの編集セルの中のデータを編集するときに使います。
セルの中の一部だけを切り取りしたり、コピーしたりしたい時などにも便利です。
F2を押した後に、矢印キーで編集点に移動します。編集点からShiftキーを押しながら矢印キーを押して、コピーしたい部分だけを選択します。その後Ctrl+Cでコピーします。
5Ctrl+A全選択ワークシート内の全てを選択します。
シート内のデータを全部コピーして、新しいワークシートに貼り付けたい時など、コピペのショートカットキーと一緒に使うことが多いです。
マウスでドラッグする必要がなく、一瞬で選択できるので時短になります!
6Ctrl+S上書き保存ファイルの上書き保存です。
エクセルは一定時間ごとに自動保存されていますが、自動保存されたフォルダを見つけるのに時間がかかることも。予期せぬエラーでファイルが閉じてしまうこともあるので、作業途中でCtrl+Sを押して、こまめに上書き保存するクセをつけるのがおすすめです!
7Ctrl+Z元に戻す作業を元に戻す作業です。
Ctrlキーを押しながらZキーを連打すると、押した回数分だけ作業が取り消されて元に戻ります。戻しすぎた場合はCtrl+Yを押すと、取り消す前の状態に戻れます。
8Ctrl+Y直前の操作を繰り返す直前に行っていた作業を繰り返し行います。
例えばセルに色付けをした後に他のセルにも同様に色付けしたい時などに使います。
9Ctrl+;
日付の入力現在の日付を入力します。
「あれ?今日何日だっけ?」と確認する必要がありません!ちょっとしたことですが、時短につながります。請求書やデータ入力などで日付を入力するときに便利です。
10Ctrl+Home or Endシートの先頭または末尾に移動Ctrl+Homeでワークシート内の先頭に、Ctrl+Endで末尾に移動します。
データ量が多くシート内で行や列が長くなった場合などは瞬時に移動できるので便利です。矢印キーやマウスのホイールボタンをグリグリして移動するよりも断然早く作業できるのでおすすめです。
11Ctrl+P印刷プレビュー印刷プレビューの画面を表示します。
作成している表やデータを印刷する必要がある場合は、指定した用紙に収まるかなどをプレビューで確認しながら作成しておくと便利です。
印刷した時にはみ出したり2枚になったりして見にくいなどを事前に防ぐことができ、印刷作業のやり直しが発生しないので時短になること間違いなしです!
12Ctrl+F or H検索、置換ワークシート内でデータを検索するときはCtrl+Fで検索できます。同時にデータを置き換えたい場合はCtrl+Hで置換ができます。
例えば「エクセル」を「Excel」に統一して入力したい場合など、置換機能を使うと表記の統一にも役立ちます。
13Windows+Mデスクトップに戻るWindowsの窓マークのキーとMを押すと、すべてのウィンドウが最小化されてデスクトップ画面に戻ります。
エクセル操作のショートカットキーではありませんが、エクセル使用中にデスクトップにあるフォルダを開きたい時などに便利です。
14Alt+Tab
ウィンドウの切り替え
Altキーを押しながらTabキーを連打すると、他に開いているウィンドウに切り替えることができます。
これもエクセル操作のショートカットキーではありませんが、エクセル使用中にメールソフトを開くなど、他に開いているアプリケーションに切り替えたい時に使います。
15Alt+F4ファイルを閉じる画面右上にある×ボタンのショートカットキーです。
エクセルでの作業が終了したらAlt+F4でファイルを閉じましょう。閉じる前にはCtrl+Sで上書き保存をお忘れなく!

経験者向け!エクセルをもっと使いこなすためのショートカットキー10選

初心者向けでご紹介したショートカットキーを覚えて使えるようになったら、次のステップです。これからご紹介するショートカットキーを使いこなせるようになると、一目置かれるITサポート事務になること間違いなしです!

更に時短作業するためのエクセル術をご紹介していきますよ!

1Ctrl+Alt+V形式を選択して貼り付けコピーをした後に使うショートカットキーです。通常はCtrl+Vで貼り付けしますが、Altを加えることによってコピー元の形式を選択して貼り付けることができます。
数式だけ、書式だけ、値だけコピーしたいという時に使います。
ショートカットキーを押すとダイアログボックスが出ますので、形式を選択します。「()」の中に表示されているキーを押してください。例:「数式(F)」の場合はFキーを押して選択します。その後Enterキーで確定すると貼り付けされます。
2Ctrl+Tabエクセルファイルを切り替える複数のエクセルファイルを開いている時に使います。
事務では複数のエクセルファイルを使って仕事をすることが多いので、ファイルを切り替える時に使うと時短になり便利です。
3Ctrl+PgUp or PgDnワークシートの移動Ctrl+Tabは複数のエクセルファイルを開いている時に使いますが、このショートカットキーは、1つのファイル内でワークシートを移動したい時に使います。
PgUpは左から右へ、PgDnは右から左へ移動します。
4Ctrl+Shift++行や列を挿入Ctrl、Shit、+の3つを押します。
行や列を選択した状態でショートカットキーを押すと挿入されます。
例:A列を選択後にショートカットキーで新しい列が左側に追加されます。
セルを選択した状態でショートカットキーを押すと「セルの挿入」ダイアログボックスが表示されますので、メニューを選んで挿入します。
5Shift+F11ワークシートの挿入新しいワークシートを追加したい時に使います。
例えば、1つのファイル内で月毎にデータを分けたいなど、ワークシートを毎回追加する必要があるという時に便利です。
6Ctrl+B or I or U太字、斜体、下線入力した文字のスタイルを変更できます。文字を目立たせたい時などに使います。
Bは太字、Iは斜体、Uは下線です。順番に押して装飾を付け加えていくことが可能です。
7Alt+H+Hセルの塗りつぶしセルに色をつける時に使います。
Altキーを押しながらHキーを2回押します。色のメニューがでますので、矢印キーで色を選択してEnterキーを押します。
8Alt+H+F+Cフォントの色を設定
入力した文字に色をつけたい時に使います。Altキーを押しながらH、F、Cを順番に押します。色のメニューがでますので、矢印キーで色を選択してEnterキーを押します。
9Ctrl+Shift+Lオートフィルターの追加データを絞り込みたい時に使います。
フィルターが追加されると、セルの右端にプルダウンが表示されて、欲しいデータだけを簡単に抽出することができます。フィルターを削除したい場合も同じのショートカットキーでできます。
10Ctrl+Lテーブルの作成テーブルを作成したい時に使います。
テーブルを作成したい範囲をあらかじめ選択してからショートカットキーを押します。
先にご紹介したフィルター機能と似ていますが、テーブルの場合は、自動で行の色が交互について見やすくなります。また列や行を追加した時に数式なども自動でコピーされます。データ分析などを行う際はテーブルが便利です。

まとめ


今回ご紹介したショートカットキーは、どれもエクセル操作の時短につながるものばかりです。エクセルにはこの他にもショートカットキーで行える操作がたくさんあり、マウスを使わずにキーボードだけで作業が行えます。キーボード操作だけでエクセルが使いこなせたらカッコいいですよね。

でも一度にあれもこれも覚えるのは大変!特に初心者の方は、ショートカットキーを調べながらやっていると余計に時間がかかってしまいます。最初はコピペだけなど、まずは基本を使いこなせるようになることが大切です。

基本の操作に慣れてから、経験者向けのショートカットキーを覚え、その次は仕事でよく使う機能のショートカットキーを覚えたり、関数を覚えたりしながら少しずつ次のステップに進んでいきましょう!

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