ITサポート事務の仕事内容を1日のスケジュールに沿ってわかりやすく紹介します!

今回皆さんにご紹介するのはITサポート事務の具体的な仕事内容です。

ITサポート事務は未経験者でも転職しやすいことは既に「ITサポート事務が未経験,ITスキルなしでも歓迎って本当?経験者が語る本当に必要なスキルをご紹介」の記事でご紹介済みですが、では具体的にITサポート事務はどんな仕事をするのかが次に知りたいことですよね。

IT業界とひと言でいってもその幅はとても広く、企業の事業内容や規模などによって様々でなかなか想像しがたいものではないでしょうか。

そこで今回は、インターネット通販サイトを開発する企業で働くITサポート事務のとある一日を例に取り上げて具体的な仕事の内容をご紹介していきます。
難しくとらえてしまいがちなITの仕事ですが、実際に行っている内容を知ると高度なITスキルは必要ないことが分かります。

そして次のステップとして、ITサポート事務のスキルを身に着けたあとのキャリアアップの可能性も見えてきますよ。

ITサポート事務の一日のスケジュール

09:00-出社
日のスケジュールやTo-doリストの確認、メールチェック、プロジェクトの進捗状況チェック等
10:00-ミーティングに出席
11:00-ミーティング議事録の作成、次回ミーティングのスケジュール調整等
12:00-ランチ
13:00-資料作成やその他事務作業
15:00-システム動作確認テストの手伝い
18:00-退社

一日の大まかなスケジュールです。次に、具体的にどんなことをするのかを説明していきますね。

スケジュールやメールの確認を行うことからスタート

出社後まず行うのは、その日のスケジュールややるべきことをまとめたTo-doリストの確認、そしてメールチェックです。

ミーティングは何時に始まるのか、その日に必ず終えなければならない仕事の確認、プロジェクト関係者や顧客からのメールチェックなどです。

何らかの事情でミーティングの開始時間が遅れそう、システムの不具合が発生したなどのメールがあった場合は関係者にすみやかに連絡したり、ミーティングの日時を仕切りなおしたりという作業が発生します。

To-doリストでは、自身が行う作業の他にプロジェクトに遅れが発生しないように、関係者に再通知のメールを送ってスケジュールを共有することなども含まれます。

仕事に慣れてくると「あの作業は日数を要するから1週間前に通知しておこう」や「前日の通知でOK」など内容に見合ったベストな時期を判断できるようになってきます。

こういった対応力は、過去のアルバイト経験の中で得た「この商品をどのタイミングで発注するのがいいか」や「この時間帯はお店が混み合うから、この作業を事前にやっておこう」といった業務を効率よく行うためスキルと共通しており、それがITサポート事務においても活きてくるのです。

ミーティングに出席して議事録等の作成を行う

次にミーティングへの出席です。
ITサポート事務が出席するミーティングは、プロジェクト全体の進捗を確認し管理したり、方向性を決めたりするような大まかなものが多いのが特徴です。
例えば毎週行われるプロジェクト全体の定例ミーティングなどですね。
ここで決められたものを議事録として作成します。
進捗状況をまとめる、誰が何を担当するかなどのプロジェクト全体のTo-Doリストやスケジュールを作成し、プロジェクトメンバー全員へ共有するなどの仕事を担います。

実際に内容を決めるのは、そのプロジェクトのマネージャーや各作業の担当者などですが、ミーティングでは様々な意見が飛び交い意見がまとまらないこともしばしばあります。そんな時に、議事録を元に問題点を洗い出し解決していきます。
そういった意味でもITサポート事務はミーティングに必要な存在であり、次に話し合うべき内容をまとめていく大事な仕事となります。

資料作成、次回ミーティングの準備等を行う

午後は資料作成などを行います。次のミーティングまでに必要な資料の準備、見積書や請求書の作成などです。
ここで発揮されるのが、Word、Excel、PowerPointなどのスキルですが、これも業務を行いながら覚えたり、自分で調べながら勉強したり、会社の研修制度で学んだりすることができます。

その他に、それぞれのミーティングに出席はしないものの開発チームや運用チームなどのミーティングをスケジュール調整して部屋を予約したり、電話や来客の対応を行ったり、郵便物を管理したりなどの細かな作業もプロジェクト全体をサポートするITサポート事務の役割となります。

システムの動作確認テストを行う

インターネット通販システムを稼働させる前に必ず必要なのが、システムの動作確認テストです。
動作テストでは利用者目線でテストを行い、システムに不具合がないか、使いづらいところはないかなどを確認します。
ITサポート事務では決められたテスト内容に沿って動作確認を行ったり、テスト結果を入力したりします。

ITサポート事務はキャリアアップできる可能性大!

次第に日々の仕事に慣れて、スキルが上がってくると少しずつ高度な仕事を任されることも増えてきます。

例えばExcelがある程度使えるようになったら、マクロと呼ばれるExcelの操作を自動化する機能を取りいれて作業の効率化を図ったり、システムに不具合がないかを確認するための動作テストを行ったり、またテストケースといって動作テストの内容を作成する仕事などです。

こういったスキルを身に着けていくと、自分が将来どの分野にキャリアアップしたいのかが少しずつ見えてきます。

プログラミングに興味があればエンジニアに、プロジェクト全体を管理する面白さが見えてくればプロジェクトマネージャーを目指すなど、そのキャリアアップの幅が広いのもIT業界ならではです。

また、近年ではオフショア開発といって、インドや中国など海外のエンジニアへ開発を外注している企業も増えてきています。
英語でやりとりを行ったりする機会も増えてきていますので、ITサポート事務としてのスキルアップを目指すには英語の習得を目指すのもおすすめです。他企業にITサポート事務で転職する際の強みにもなりますよ。

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まとめ

ITサポート事務の仕事内容をご紹介いたしました。もちろん企業によりその内容は違ってきますが、基本的に「ITプロジェクトのサポートに徹するのがITサポート事務の仕事」となります。プロジェクトが円滑に進むようにスケジュール調整したり、情報を共有したりする大事な仕事なのです。
また、将来のキャリアアップも見込める仕事なのです。ぜひIT業界への踏み込むためのステップとしてITサポート事務にチャレンジしてみましょう!

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