秘書の仕事に将来性はあるの？と疑問をお持ちの方は多いのではないでしょうか。年々進んでいくAI化によって秘書の仕事は減っていくという見方があります。秘書の仕事であるスケジュール管理や書類作成、データ管理などはまさにAIの得意分野であり将来的に秘書の仕事を担っていくと言われているからです。
しかしその一方で、秘書の仕事にはコミュニケーションスキルや柔軟性のある対応力、気配りなどが求められ、数ある事務職の中でも特に専門性の高い仕事のひとつでもあります。
そこで今回は秘書の将来性について調べてみました。AIでは代替できない部分や秘書の仕事を通して得られるスキル、キャリアアップやキャリアチェンジなどの将来性をご紹介します。秘書の仕事に興味がある方はぜひ最後までお読みください！
AIにはできない秘書の仕事
冒頭でも述べた通り、秘書の仕事の一部であるスケジュール管理やデータ管理、書類作成などは将来的にAIに代替されていくと言われています。しかし、電話や来客対応、トラブル対応におけるコミュニケーション能力などのヒューマンスキルが必要とされる部分については、やはりAIでは対応できないのです。
しかし、「人」であれば誰でもできるという仕事でもありません。秘書の仕事はサポートする相手によって仕事内容は多少違ってきますが、ホスピタリティの部分がとても重要とされており、専門の知識やスキルを持った人にしかできない仕事なのです。どんなスキルが求められているのか、詳しく見ていきましょう。
コミュニケーション能力
アシスタントにつく上司はもちろん、電話や来客対応など社内外の人達と接する機会の多い秘書にとって最も必要とされている能力です。まず大事なのは笑顔を心掛けることです。無表情では相手に与える印象も暗くなってしまいますし、同時に社内外からの上司へ対する印象も変わってしまいます。
無理な笑顔を作る必要はありませんので、少し口角を上げることを意識してみましょう。電話対応の場合は、声のトーンを明るくすることを心がけるのがおすすめです。
そして、相手とコミュニケーションを取る中で大事なのは傾聴力と正確性です。相手の要件を正確に聞き取り把握する、こちらの要件を確実に伝えるということです。相手に分かりやすいように伝えるなどはもちろん、意思疎通がきちんとできていることを確認してミスや行き違いが起きないようにすることが大切です。
気配りなどのホスピタリティ
ホスピタリティには「おもてなし」や「思いやり」などといった意味がありますが、秘書の仕事で特に必要なのは相手への気配りです。
取引先の相手の好みを把握して接待で使うお店を選ぶや、上司が気持ちよく仕事を始められるようにデスク周りを整えるといった些細なことから、メールで済むような要件でも相手とスムーズに仕事を進められるようにあらかじめ電話を入れて根回しをしたりお礼の電話をしたりなどの気配りができることが求められます。
どれも小さなことですが気配りを積み重ねていくと、秘書としてのセンスやスキルがどんどん上がっていきます。
判断能力
仕事をしていく中で避けられないのは、予定外のことが起きたときの対応です。予定外のことが起きたときに、ただ上司の判断や指示を待つだけではなく臨機応変な対応や判断能力が求められます。
例えば急に予定が変更になった場合、関係各所への連絡やスケジュールの再調整などが必要になりますが、連絡を入れるべき人や順番など優先順位を冷静に判断して行うといったことが求められます。こうした洞察力や判断能力、柔軟な対応力を身に着けることにより、上司からの信頼はもちろん、取引先と上司との信頼関係を高めることにもつながっていきます。
秘書はキャリアチェンジもできる！
ここまでは秘書ならでは仕事を通して身につくスキルを見てきました。次に気になるのは秘書の仕事の将来性です。
ヒューマンスキルが必要となる秘書の仕事ですが、仕事を通して培った能力はどの分野においても汎用性があり、実はキャリアチェンジもしやすいのです。具体的にどんなキャリアパスやキャリアチェンジができるのかをご紹介します。
秘書の仕事を極めてキャリアアップを目指す
「秘書」とひとことで言っても、サポートする相手によって求められる事が変わってきます。上司や部署全体のスケジュール管理などを行う一般事務的な仕事から、部長秘書、役員秘書、社長秘書とステップアップを目指すことが可能です。
特に役員以上の重役クラスの秘書となるとより高度なコミュニケーション能力や調整力、時には英語スキルも必要となる大事なポジションです。他社の重役クラスとの接触も頻繁になりますので豊富な秘書経験が評価されて、より好条件での転職も可能となってくるのです。
また、経験を活かして企業秘書から弁護士秘書や議員秘書へのチャレンジを目指すこともできるのです。
秘書の経験を活かしてキャリアチェンジ
秘書の経験で培ったコミュニケーション能力や洞察力、ホスピタリティ、判断能力などは実はどの分野の仕事においても応用の効くスキルなのです。
ここに挙げるのは一例ですが、秘書からキャリアチェンジできる職種をご紹介します。
- 人事 ‐ 総合的なヒューマンスキルを活かして人材育成や採用関係に携わる
- 広報 – コミュニケーション能力を活かしてマスコミ対応など外部への情報発信を行う
- 通訳 – 語学力を活かして通訳へ転職
- バイリンガルセクレタリー – 語学力を活かして外国人付秘書として外資系企業へ転職
- 独立 ‐ コミュニケーションスキル、ビジネスマナーなどを教える講師として独立
まとめ
今回は秘書の将来性や秘書に求められるスキルをご紹介してきました。様々なAI化が進むなかでも、秘書の仕事にはコミュニケーションや気配りなどのヒューマンスキルが必要とされAIでは代替できないことがお分かりいただけたと思います。
また、秘書としてキャリアアップを目指すこともできるほか、経験を活かして他分野へのキャリアチェンジも可能となる職種なのです。
これから事務職への転職を考えているなら、ぜひ将来性のある秘書を選択肢のひとつに加えてみてはいかがでしょうか。
