【例文あり】秘書の志望動機の書き方を徹底解説!NG例も合わせてご紹介

「秘書に応募する際の志望動機の書き方って?」
「志望動機の例文をみたい!」

上記のようなお考えをお持ちではないでしょうか。

この記事では、「志望動機の書き方のポイント」「志望動機の悪い例と良い例」について紹介、解説していきます。

ポイントを抑えた志望動機を作成することで、内定獲得率も2倍、3倍となります。
早々に内定を獲得し、輝かしいキャリアを積み上げていきましょう。

秘書の仕事内容


秘書は社長をはじめ、会社全体のサポートが主な仕事です。
具体的には、クライアントとのやり取りや重要書類の作成、忙しい社長のスケジュール管理などです。細かい仕事内容は業界や会社によって異なりますが、基本的にはサポート業務となります。

社長のお世話が業務の一貫ということもあり、秘書が業務を疎かにしてしまえば、会社全体の損失にもつながるという重要な仕事です。

秘書がきちんとしたサポートを行うことで、社長だけでなく企業全体の業務がスムーズに進みますので、やりがいを持って業務を行えます。

志望動機を書く際のアピールポイント


秘書の志望動機を書く際、アピールすると効果的なポイントを紹介していきます。

あなた自身の経験から、アピールできる箇所を探してみてください。

高いコミュニケーション能力をアピールする

高いコミュニケーション能力のアピールは非常に効果的です。

なぜなら、秘書は上司の代理として、または企業を代表する窓口として、さまざまな人と連絡を取らなければいけないからです。

相手は取引先の重役であることもあれば、経済界でも名の知れた有名人であることもあります。
どのような人を相手にするにしても、適切なコミュニケーションがとれることは秘書に求められる大切な資質です。

具体的には「どのような人に対しても適切なコミュニケーションをとることができる」「要点をおさえて相手に分かりやすく説明することが得意」などのように書くとよいです。

また、コミュニケーション能力について書くときには、ビジネスマナーを備えていることも併せてアピールするようにします。
どのような人に対しても不快感を抱かせない、気持ちのいい対応ができることは、秘書にとって大事なスキルであるからです。

たとえば、気遣いのある言葉づかい、清潔感のある服装、正しい敬語がつかえるというアピールポイントを混ぜることで、高いビジネスマナーを備えているというアピールになります。

臨機応変な対応ができることをアピールする

臨機応変な対応が得意である人はアピールするとよいです。

なぜなら、秘書の最大の特徴は、業務内容の幅広さにあり、直属の上司のスケジュール管理だけをしていればよいわけではないからです。

具体的なアピール方法としては、「多様で幅広い仕事でも優先順位を決めながらこなせます」「急な対応でも冷静に対処することができます」などというように志望動機に書くと良いアピールになります。

また、情報収集能力が高いこと、要は「経済ニュースをみる習慣がある」「トレンドを抑える癖がある」などといったことがアピールできればさらによいです。

なぜなら、日常のすき間を使って必要な情報を集めたり、経済情報をつね把握しておく習慣をもっている人は、即戦力になる人材だと評価されやすくなるからです。

具体的には、「出勤途中は必ず経済情報をスマホでチェックしています」「●●業界(志望する業界)に関する新刊がでればかならずレビューを読みます」など、企業と関連する情報に対し、労働時間外でもチェックするようにしている分かる文言を志望動機にいれるのです。そうすることで内定獲得率もグッと上がります。

これまでのサポート経験をアピールする

仕事やプライベートを通して、サポートの経験がある場合は必ずアピールするべきです。

なぜなら、秘書は上司や会社全体の活動をサポートする仕事であるからです。正直、サポートが苦手な人は秘書に向いていません。

「縁の下の力持ちというポジションが自分には向いている」と思える人でないと、秘書は続けられない仕事です。

採用担当者から「サポートができそうもない人だな」と思われると、あなた対して興味すらも持ってくれません。
そのため、志望動機のなかにも「だれかをサポートする活動を好んでやってまいりました」「人のためにつくすことに快感を覚えます」などのような文言をハッキリと書くことが大事です。

また、サポートの経験のアピールに合わせて、記憶力のよさをアピールすることも効果的です。

具体的には「記憶力が良いと自負していますので、この力を貴社でも活かしたいです」「記憶力の良さを活かして適切なサポートをしたい」などと書くとよいです。

秘書には上司だけでなく、会社全体のスケジュール管理を行います。
そのため、予定表をいちいち確認せずともスケジュールが把握できる人は、上司にとっても、会社にとっても大変ありがたい存在になるのです。

これをやったら即不採用!NGな志望動機の例


正しい例文を紹介する前に、まずはNGな志望動機の例を紹介します。下記の例文をご覧ください。

私が秘書を目指した理由は、昔から強い憧れがあったからです。常に社長の近くにいて、スマートに仕事をこなしている姿をイメージしており、その姿に憧れ続けました。大人の女性が就くことのできる仕事のなかで、一番かっこいいのが秘書だと思います。
私も秘書になって、かっこよく社長をサポートしたいと考えています。やる気だけは、誰にも負けません。必ずお力に慣れますので、どうか採用を検討してください。よろしくお願いいたします。

上記のような志望動機を提出すれば、間違いなく書類選考で落とされます。
なぜなら、上記の例文は秘書に対して勝手なイメージを抱いており、業務の理解が正しくされていないからです。

「憧れていた」「かっこいい」という曖昧な理由だけで志望動機を作ってしまえば、採用担当者からの印象は高確率で悪くなります。

企業や業界にもよりますが、秘書は社長の身の回りのサポートを中心に様々な業務を行うため、かなり大変です。
イメージだけでできるほど簡単な仕事ではないのです。その点をしっかりと意識したうえで志望動機を作成するべきであるといえます。

内定獲得率5倍アップ!本当は教えたくない志望動機の例文


それでは以下にて、内定獲得率が5倍アップする例文を「未経験者と経験者に分けて」紹介していきます。

経験者による志望動機の例

現職の会社では、各種データの集計や資料作成、文書管理といったサポート業務を中心に担当しています。仕事に対して特に不満はありませんが、組織が大きいために分業化されており、スキルの向上が難しいと感じたため転職活動を始めました。
貴社に応募した大きな理由は、社員一人ひとりが大きな裁量を持って仕事に取り組める環境があると感じたからです。貴社のような環境であれば、自分の仕事の幅を広げながら、会社に貢献していけると考えています。
現職での業務のなかでは、日常的にExcel、Word、PowerPointなど基礎的なツールを使用しています。特にExcelを使用することが多かったです。使用の回数が多いため、Excelではピボットテーブル、IF関数などを利用したフォーマットを作成することができます。現職でも、煩雑になってしまっていた売り上げデータの集計を分かりやすく改善し、業務効率が上がったと非常に喜んでもらえました。そういった経験も、貴社の業務で活かしていきたいです。

未経験による志望動機の例

現在の会社で約2年間、営業として勤務してきました。仕事中は効率的な営業活動を行うために、お客さま先に訪問する前の入念な準備、雑務・事務作業の効率化などを徹底してきました。
お客さまから感謝の言葉をいただけることにやりがいを感じていたところ、次第に営業スタッフが営業活動に集中できる環境づくりをサポートしたいと考えるようになりました。そこで、営業としてのキャリアを無駄にすることなく、縁の下の力持ちとして営業スタッフをサポートできる営業事務へのキャリアチェンジを希望し、貴社に応募させていただいた所存です。
貴社は、成長性の高さや社風の良さに加え、無形商材を扱っている点にも魅力を感じました。また、私自身も無形商材の営業を経験しているため、企画提案から受注、納品までの営業プロセスを理解しています。このような経験から、貴社の営業スタッフに対しても適切なサポートができるのではないかと考えています。

元契約社員による志望動機の例

これまでは契約社員として一般事務の仕事をしてきました。小規模な会社だったので、上司の出張の手配、会議室の準備、来客まで、幅広く業務を行ってきました。
さまざまな業務を行っているうちに、人をサポートする秘書としての適性があることに気づいたのです。そして貴社の求人をみたとき、働いてみたいと強く思いました。
私の長所はコミュニケーション能力です。英会話力はまだ不足していますが、読解力の高さは自負しているため、英文メールを読んだり作ったりする能力に自信があります。
今後は総合的な英語力の向上に努める所存です。どうぞよろしくお願いいたします。

まとめ


この記事では、秘書が作成する志望動機についてポイントや例文を紹介してきました。

経験、未経験に問わず、アピールするべきポイントをしっかりアピールできれば内定は獲得できます。

あまり難しく考えず、あなたの経験に置き換えて志望動機を作成してみてください。
記事で紹介した例文に沿って作成することで、きっと内定の取れる志望動機を作成できます。

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