秘書に将来性はある？AIに代わられにくい3つの理由とキャリアアップの道

「秘書の仕事に将来性はあるの？」「AIに仕事を取られてしまうのでは？」と不安に思っていませんか。

たしかに、秘書の仕事のうちスケジュール管理や文書作成、データの整理は、AIが得意な分野です。日本企業の86.4％が何らかの業務で生成AIを使っており、議事録・メール作成の補助に使う企業は約7割にのぼります（総務省「情報通信白書」令和8年版）。

それでも、人との調整や気配り、その場の判断が求められる秘書の仕事は、AIに代わられにくいといえます。この記事では、その理由と、秘書の経験を活かしたキャリアの広げ方を紹介します。

AIで変わる秘書の仕事・変わらない仕事

経済産業省の推計では、AIやロボットの活用が進むと、2040年には事務の仕事をする人が約440万人余るとされています（経済産業省「2040年の就業構造推計（改訂版）」）。決まった手順の作業ほど、AIに置きかわりやすいためです。

編集部

AIは「仕事を奪うもの」ではなく、下書きや整理を任せられる「頼れる助手」。AIを使いこなせる秘書は、人にしかできない仕事にもっと時間を使えるようになります。

秘書がAIに代わられにくい3つの理由

「人」なら誰でもできるわけではありません。秘書の仕事では、ホスピタリティ（おもてなしの心）と専門のスキルが求められます。

1．コミュニケーション能力が欠かせない

上司はもちろん、電話や来客など社内外の人と接する機会が多い秘書にとって、もっとも大切な力です。

まず意識したいのは笑顔です。無表情だと相手に暗い印象を与え、上司の印象まで変わってしまいます。口角を少し上げるだけでも十分です。電話では、声のトーンを明るくすることを心がけましょう。

もうひとつ大切なのが、聞く力と正確さです。相手の用件を正しく聞き取り、こちらの用件を確実に伝える。意思疎通ができているかを確かめ、ミスや行き違いを防ぐことが大切です。

2．気配りなどのホスピタリティが求められる

秘書の仕事でとくに大切なのは、相手への気配りです。

• 取引先の好みを知ったうえで、会食のお店を選ぶ
• 上司が気持ちよく仕事を始められるよう、身の回りを整える
• メールで済む用件でも、事前に電話を入れて話をスムーズにする
• お礼の連絡をこまめにする

どれも小さなことですが、積み重ねることで秘書としてのセンスとスキルが磨かれていきます。相手の気持ちを先回りして考える力は、AIには代わりにくい部分です。

3．その場で判断する力が必要

仕事では、予定外のことが必ず起こります。上司の指示を待つだけでなく、臨機応変に判断する力が求められます。

たとえば急に予定が変わったときは、関係者への連絡やスケジュールの組み直しが必要です。誰に、どの順番で連絡するかを冷静に判断しなければなりません。AIは日程の候補を出すことはできますが、人間関係や状況をふまえた優先順位をつけるのは、秘書の腕の見せどころです。

こうした判断力や柔軟な対応力は、上司からの信頼、そして上司と取引先の信頼関係を高めることにもつながります。

秘書からのキャリアアップ・キャリアチェンジ

秘書の仕事で身につくスキルは、どの分野でも活かせます。実はキャリアチェンジもしやすい仕事です。

秘書の仕事を極めてキャリアアップ

部署全体のスケジュール管理などを担当する秘書から、部長秘書・役員秘書・社長秘書へとステップアップを目指せます。

役員クラスの秘書になると、より高い調整力やコミュニケーション能力、ときには英語力も求められます。経験が評価されれば、より良い条件での転職も目指せます。会社の秘書から、弁護士秘書や議員秘書に挑戦する道もあります。

秘書の経験を活かしてキャリアチェンジ

秘書として磨いたコミュニケーション能力・気配り・判断力は、ほかの仕事でも役立ちます。たとえば、次のような道があります。

• 人事：人と向き合う力を活かして、採用や人材育成にかかわる
• 広報：コミュニケーション能力を活かして、社外への情報発信やマスコミ対応を担う
• バイリンガルセクレタリー：語学力を活かして、外資系企業で外国人の上司を支える
• ITサポート事務：調整力に加えてITの知識を身につけ、社内のIT活用を支える
• 講師として独立：ビジネスマナーやコミュニケーションを教える

ITサポート事務については「ITサポート事務やテクニカルサポートに将来性がある？5つの理由」でくわしく紹介しています。

まとめ｜AIを使いこなす秘書はこれからも必要とされる

• スケジュール管理や文書作成などの作業は、AIが手伝える場面が増えている
• コミュニケーション・気配り・判断力が求められる仕事は、AIに代わられにくい
• 秘書の経験は、役員秘書へのステップアップや、人事・広報などへのキャリアチェンジにも活かせる

AIを「頼れる助手」として使いこなし、人にしかできない仕事に力を注げる秘書は、これからも必要とされるでしょう。事務職への転職を考えているなら、秘書もぜひ選択肢のひとつに加えてみてください。