秘書に向いている人の5つの特徴と必要なスキルを解説!向いていない人の特徴もご紹介

「秘書に向いている人の特徴って?」
「逆に秘書に向いていない人は?」

上記のような疑問をお持ちではないでしょうか。

この記事では、「秘書に向いている人」「秘書に向いていない人」の特徴をそれぞれ5つずつピックアップし、紹介していきます。

あなたが秘書に向いているのか、向いていないのか、この記事を読むことで把握できます。

秘書に向いている人5選


以下にて、秘書に向いている人の特徴を紹介していきます。

柔軟性が高く、対応力のある人

柔軟性が高く、対応力のある人は秘書に向いています。

秘書の仕事はスケジュールの管理や来客応対、電話やメールの対応では柔軟性が求められ、職場環境の整備などには対応力が求められるからです。

たとえば、秘書は下記のような場面で柔軟性や対応力が求められます。

  • 相手が何を欲しているのか考えながら行動するとき
  • お茶出しや時間の調整を適切なタイミングで行う場合
  • 情報を集めて正しく分析してその場に適した対応をするとき
  • 上司が出張に行く際の、航空券やホテル、レストランなどの手配
  • 上司がスムーズに仕事を進められるように書類の整理整頓や空調調節をする場合

また、秘書が対応するのはサポート対象者である上司だけではありません。
上司の代わりに電話やメールで伝言を承ったり、来客の対応をしたりするのも業務の一環です。別の部署に対応する人がいない場合は臨時で対応することもあります。

そういった場面では、取引先や来客に失礼がないよう場の空気を読みつつ、臨機応変な対応ができなければ、秘書業務に携わるのは難しいといえます。

さらに対応力の面では、場合によって複数の業務を同時に進行しなければならない場合もあります。なお、秘書の業務内容は議員秘書や弁護士秘書、医療秘書など種類によって異なり、求められる役割も異なりますので注意が必要です。

どのような種類の秘書であっても、サポートする対象が業務に集中できるようサポートできる対応力を持っている人は一様に秘書に向いているといえます。

縁の下の力持ちに魅力を感じるひたむきな人

縁の下の力持ちに魅力を感じるような、ひたむきな人は秘書に向いています。

秘書はサポート役にまわることが多いため、縁の下の力持ちに魅力を感じるような人ではいと、仕事に対して不満を持ちやすくなるからです。同じように、目立たず粛々と業務をこなせるひたむきな人も向いています。

逆に、「ずぼらな人」「時間にルーズな人」などのように、正反対性質の性質を持つ人は秘書に向いていません。
ずぼらな人や時間にルーズな人は、スケジューリングなどの基本的な業務を全うするのも難しいためです。

また、融通が利かなすぎると、秘書に求められる役割を果たすのは難しくなってしまいます。ただし、気配りができて、空気を読む能力に長けているからといって、秘書に向いているとも限りません。マルチタスクスキルが欠けている人の場合、たとえ察しがよくても秘書の仕事を続けるのは難しくなってくるからです。

秘書は基本的に、サポート対象者を支える裏方のポジションですから、自分が主役になりたい人は、秘書以外の仕事に目を向けた方がよいです。

気配りができる人

気配りができるというのも秘書にとっては立派な資質です。

上司が快適な環境で高いパフォーマンスが発揮できるよう、秘書はさまざまな気配りが必要となってくるからです。上司から「○○してほしい」と言わる前に用意、または準備ができる人は秘書として活躍していけます。

ですが、誰にたいしても同じ行動をとるのは間違いです。
「秘書には事務的な仕事だけを任せたい」と考える上司もいれば、「私物の買い物などプライベートな用件までを頼みたい」など、上司によって考えた方は様々であるからです。

サポートする上司がどのようななタイプなのかをすばやく読み取り、相手に合わせた気配りができると秘書としてのレベルも上がりやすいです。

冷静でストレス耐性がある人

冷静でストレス耐性の高い人は秘書に向いています。

業務が忙しいからといって、イライラしたり仕事が雑になるようでは秘書は務まらないからです。たとえば、周囲が混乱しているような状況であっても、自分だけは冷静に考えて行動し、普段と変わらない気配りで上司や同僚の気持ちをなだめられる人です。

秘書の仕事は時間も不規則なうえ、予定外の事態のせいでスケジュール調整を余儀なくされることが多くあります。そのため、不測の事態にもイライラせず軽くを受け流せるおおらかさや寛容さがあり、強いストレス耐性が求めらるのです。

几帳面で正確な仕事を得意とする人

几帳面で正確に仕事をこなせるだけでなく、それを得意とする人が秘書に向いています。

秘書は雑多的な業務に加え、イレギュラーな事態に対して日々、対応しなければいけません。ミスをしたり、できない仕事を翌日へ持ち越してしまったりしていると、事態をさらに悪化させてしまう可能性があります。

たとえば、正確な資料整理やスケジュール管理をこまめに、そして几帳面に毎日続けられる人が秘書には向いています。

秘書のミスは、重要な事項の管理も含んでいるため、企業経営陣の業務に大きくひびきます。どんなに忙しく、大変な状況であっても、常に正確な仕事ができることが秘書としての基本的なスキルであるといえます。

秘書に向いていない人5選


それでは逆に、秘書に向いてい人の特徴について紹介します。

パソコン作業が苦手な人

エクセルやワード、メールの送受信など最低限のパソコン作業ができない人はあまり秘書に向いていません。特に、年齢を重ねてから秘書を始めようとしている人はパソコンスキルを修得するまで時間がかかってしまいます。

パソコン作業に同じく、おおざっぱな人も秘書には向きません。
事務職は資料の作成がメインであり、他の方から頼まれることが多いです。資料は外部の人に渡すことが多いため、雑な資料を作ってしまうと渡した人の印象を悪くしてしまう可能性があります。

とはいえ、パソコン作業は毎日使うことである程度は慣れてきます。
ワードもエクセルもそこまで難しくはありませんが、エクセルの場合は関数を使うこともありますので、少し高めの専門知識が必要となります。

パソコンスキルの高い人、つまり即戦力を求めている企業への転職は厳しいものだと思っておくとよいです。

普段通りでないと焦る人

普段通りでないと焦ってしまい、作業が手に付かなくなってしまう人も秘書には向きません。

秘書の仕事は毎日同じ仕事が続くルーティンワークではなく、飛び入りの仕事や急な案件を任されることが多いからです。たとえば、役員に急に書類や資料準備を頼まれたり、急な出張が入って宿泊の手配を行うことなどです。

秘書は、想定外のことが起きても冷静に対処していく必要があります。
そのため、「普段と違うことが起きると慌ててしまう」「急な出来事がおきると動揺してしまう」という人には難しい仕事であるといえます。

しかし、秘書は仕事の経験を積むことで緊急事態への対処もできるようになってきます。
経験があれば過去を振り返って対処することができるからです。

最初はどうしても慌ててしまいますが、「これを乗り越えれば良い経験になる」と思って対処するとよいです。

目立ちたがり屋な人

先ほどの説明にもありましたように、秘書は縁の下の力持ちです。
そのため、「自分が主役になりたい」「会社の中で誰よりも目立ちたい」という人は秘書には向いていません。

秘書の仕事は、人をサポートすることが主な業務であり、目立つような仕事はありません。サポーターとしてのやりがいはありますが、「目立ちたい」と考える人にとってはあまりやりがいがなく、秘書という仕事に対して不満を抱きやすくなってしまいます。

また、よく似たケースですと「自分のペースで仕事をしていきたい」「人に指図されるとイラっとする」というような人も秘書には向いていません。

秘書の仕事は指示されることが多いです。特に、入社したばかりの会社で仕事をするとなった場合は、指示を受けることが多くなります。

立場を勘違いしてしまうような人

自分の仕事の立場を勘違いして仕事をしてしまうような人は秘書に向きません。
立場を勘違いしてしまうと、本来とるべき対応とは違う対応をとってしまい、顧客や自分の上司に迷惑をかけることになってしまうからです。

たとえば、役員に面談を求める他部署の人たちと、面談時間の調整などを行うという秘書の業務があります。その中には当然、自分の上司より役職が高い人たちが多くいますが、位に関係なく秘書に対して丁寧に対応する人が多いです。そういった時に偉そうな態度をとってしまうと上司に恥をかかせることになってしまいます。

勘違いしなようにするためには、自分の能力や適性を等身大に捉え、他部署の人たちにも同じように振舞うことを意識するとよいです。

何の根拠もなく自分がすごいと思ってしまうのではなく、謙虚で自分を冷静に分析することができる人が秘書には向いています。

「うっかり」が多い人

「ついうっかりしてしまう」「ケアレスミス(ささいな失敗)が多い」という人も秘書には向きません。

秘書の失敗は、会社に直接的な損害を与えてしまう可能性があるからです。

たとえば、役員として仕事をしている人たちは、会社の業績や方向性を左右する重要な役割を果たす立場にあります。その役員となる上司の仕事をサポートするのが秘書ですから、1つのミスが役員の仕事に影響を与えたり、スケジュール管理の甘さが取引先に悪い印象を与えてしまうことに繋がるのです。

また、秘書という名前にある通り、秘書は秘匿性の高い仕事です。そのため、役員を訪れた人や書類の内容などについて簡単に人に話してしまったりすることは言語道断であり、コンプライアンス違反になってしまいます。

書類やデータも重要度の高いものを扱うので、管理が甘いということはあってはなりません。このことからも、慎重で冷静に落ち着いた行動ができる人でなければ、秘書の仕事は向いていといえます。

まとめ


この記事では、秘書の仕事に向いている人、向いていない人の特徴を紹介してきました。

秘書は未経験からでもできる仕事ですが、向き不向きがあります。ですが、向いていない条件に多くあてはまったからといって、秘書を諦める必要はありません。

「向いていない人の条件」には、経験や勉強によって克服できるものもありますので、秘書に憧れのある人は決して諦めず、まずは実際に仕事に従事してみてください。

「あれ、私のこういうところ秘書に向いているな」という新しい発見があるかもしれません。

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