秘書に向いている人の5つの特徴と必要なスキル｜向いていない人の特徴と克服法も紹介

そんな疑問を持つ方に向けて、秘書に向いている人・向いていない人の特徴を5つずつまとめました。

秘書の主な仕事

秘書は、役員や上司が本来の仕事に集中できるよう支える仕事です。主な業務は次のとおりです。

役員秘書のほか、弁護士秘書・医療秘書・議員秘書などもあり、職場によって求められる役割は変わります。ただ、どの秘書にも共通する資質があります。

秘書に向いている人5つの特徴

1．柔軟で対応力がある人

秘書の仕事は、予定どおりに進まないことの連続です。急な予定変更や来客にも、その場に合った対応ができる人は秘書に向いています。

たとえば、次のような場面で柔軟さが求められます。

• 相手が何を求めているかを考えて動くとき
• お茶出しや時間の調整を、ちょうどよいタイミングで行うとき
• 上司の急な出張で、交通や宿泊を手配するとき
• 上司の代わりに、取引先からの伝言や来客に対応するとき

複数の仕事を同時に進めることも多いため、優先順位をつけて段取りよく進める力も大切です。

2．縁の下の力持ちにやりがいを感じる人

秘書は、上司や会社を裏で支えるポジションです。目立たなくても、誰かの役に立つことに喜びを感じられる人は、秘書の仕事を長く続けやすいでしょう。

反対に「自分が主役になりたい」という人は、物足りなさを感じやすい仕事です。

3．気配りができる人

上司が気持ちよく仕事を進められるよう、言われる前に準備ができる人は秘書として活躍できます。

ただし、気配りの正解は上司によって違います。「事務的な仕事だけを任せたい」人もいれば、「細かな用事まで頼みたい」人もいます。相手のタイプを早めにつかみ、それに合わせた気配りができると信頼されます。

4．冷静でストレスに強い人

忙しいときや周りが慌てているときこそ、落ち着いて動ける人は秘書に向いています。

秘書は予定外の対応でスケジュールを組み直すことが多く、イライラしていては仕事が雑になります。不測の事態を「よくあること」と受け止められるおおらかさがあると、心にも余裕が生まれます。

5．几帳面で正確な仕事が得意な人

秘書は、役員のスケジュールや重要な書類を扱います。小さなミスが、会社の大事な商談や取引先との関係に響くこともあります。

そのため、資料の整理やスケジュールの確認をこつこつ正確に続けられる人が向いています。

秘書に向いていない人5つの特徴と克服法

次に、秘書に向いていない人の特徴です。どれも、意識や経験で克服できるものなので、あわせて対策も紹介します。

1．パソコン作業が苦手な人

秘書は、メールの対応やWord・Excelでの資料作成を毎日のように行います。最近は、オンライン会議の設定やスケジュール共有ツールの操作を任されることも増えています。

パソコンが苦手だと、仕事のたびに時間がかかってしまいます。

2．いつもと違うことが起きると焦る人

秘書の仕事は、毎日同じことを繰り返すルーティンワークではありません。役員から急に資料を頼まれたり、急な出張が入ったりします。

そのため、想定外のことが起きると頭が真っ白になってしまう人には、はじめは大変に感じるでしょう。

3．目立ちたい人

秘書は人を支える仕事なので、表に立って評価される場面はあまりありません。「目立ちたい」「自分のペースで仕事をしたい」という人は、不満を抱えやすいでしょう。

また、秘書は上司からの指示で動くことが多い仕事です。指示されることが苦手な人にも、ストレスが大きくなりがちです。

4．立場を勘違いしやすい人

秘書は役員のそばで働くため、社内の人から丁寧に扱われることがあります。そこで自分まで偉くなったように振る舞うと、上司に恥をかかせ、社内の信頼も失ってしまいます。

役職に関係なく、誰に対しても丁寧に、謙虚に接することを心がけましょう。

5．うっかりミスが多い人

秘書のミスは、会社に直接の損害を与えることがあります。たとえば、日程の取り違えで大事な会議に遅れれば、取引先からの印象が悪くなります。

また、秘書は機密情報を扱う仕事です。役員の予定や来客、書類の中身を人に話すのは厳禁です。

秘書をめざすときの準備

未経験から秘書をめざすなら、まずは次の準備がおすすめです。

いきなり秘書の求人が見つからなくても、事務職でサポートの経験を積んでから秘書をめざす道もあります。

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まとめ

秘書に向いているのは、柔軟で気配りができ、正確な仕事をこつこつ続けられる人です。

向いていない特徴に当てはまっても、あきらめる必要はありません。パソコンスキルやミスを防ぐ工夫など、経験や準備で補えるものがほとんどです。

秘書に興味があるなら、まずは事務職の求人も含めて、どんな仕事があるのか調べてみましょう。「私のこういうところ、秘書に向いているかも」という発見があるかもしれません。