秘書のキャリアパスとは？3つのステップとキャリアアップに必要な3つのスキル

そんな疑問を持つ方に向けて、この記事では秘書のキャリアパスと、キャリアアップのために知っておきたいことをまとめました。

秘書のキャリアパス3つのステップ

秘書のキャリアは、会社の規模や体制によって違います。ここでは代表的な例として、3つのステップに分けて紹介します。

ステップ1．秘書アシスタント

まずは、秘書の仕事を補佐する秘書アシスタントから始めるケースが多いです。次のような仕事をこなせると、評価につながります。

• 電話やメールの対応
• 社外向けの資料作成
• 予算や経費の管理

資料の和訳・英訳ができると、任される仕事の幅が広がります。

ステップ2．役員秘書

次に目指したいのが、役員を担当する役員秘書です。主な仕事は次のとおりです。

• 役員のスケジュール管理や仕事のサポート
• 経営会議の資料の作成・とりまとめ
• 来客対応や、広報・メディア対応の窓口

会社によっては、資料の翻訳や海外ゲストのアテンドを任されることもあります。その場合は、ビジネスで使える中級程度の英語力が求められることがあります。

ステップ3．社長秘書

キャリアの大きな目標になるのが、社長秘書です。主な仕事は次のとおりです。

• 社外の重要な来客への対応
• 会社が主催するイベントの運営
• 出張やパーティーなど社外行事のアテンド
• 取引先との日程や条件の調整

このように、社長秘書は社外で動く場面が増えます。外資系やグローバルに事業を広げる会社では、高い英語力や、海外出張・国際会議のサポートが求められることもあります。

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キャリアアップに必要な3つのスキル

秘書としてキャリアを積むために、とくに大切なスキルを3つ紹介します。

上司が力を発揮できるよう、体調にも気を配れる

秘書の務めは、予定を調整するだけではありません。上司がいつもよい状態で仕事に向かえるよう支えることも大切な役割です。

たとえば、移動や会議が詰まりすぎないようにスケジュールを組む、体調の変化に気を配る、といったことです。必要であれば、健康診断の予約を取ることもあります。

急な変更や想定外のことにも落ち着いて対応できる

秘書の仕事では、急な予定の変更や、思いがけないトラブルがよく起こります。

そんなときに慌てないよう、あらかじめ代わりの案を用意しておく「先回りの気配り」があると、信頼される秘書に近づけます。

いくつもの仕事を同時に進められる

秘書は、いくつもの仕事を同時に抱えるのがふつうです。たとえば、次のような力が求められます。

• 仕事に優先順位をつけ、手早く進める
• 急に入る仕事にも対応できるよう、予定にゆとりを持たせておく

どのスキルも、最初から持っている人はいません。日々の仕事で意識して、くり返すうちに身についていくものです。

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秘書を目指すときに知っておきたい3つのこと

これから秘書を目指す方、キャリアアップしたい方に知っておいてほしいことを3つ紹介します。

秘書には「会社をよく知っていること」が求められる

秘書は上司を支える仕事ですが、そのためには社内の仕事の流れや、会社の文化をよく知っていることが欠かせません。

そのため会社によっては、総務や経理などの部署で働きぶりが評価され、そこから秘書に異動するというパターンもあります。上司との相性も大切なので、仕事の力に加えて、安心して任せられる人柄も見られています。

秘書検定は必須ではないが、未経験なら勉強が役立つ

秘書になるのに、秘書検定などの資格は必須ではありません。仕事でいちばん大切なのは、上司を適切にサポートできるかどうかだからです。

ただし、別の職種から未経験で秘書を目指す場合は、秘書検定の勉強が役立ちます。秘書の仕事の基本やビジネスマナーを、まとめて学べるからです。

試験の日程や受け方は変わることがあるので、申し込む前に実務技能検定協会の公式サイトで確かめてください（ユーキャン「秘書検定 試験情報」をもとに作成）。

外資系の秘書を目指す場合は、英語で秘書の実務を問う「CBS（国際秘書）検定」もあります。

最初から「秘書だけ」にこだわりすぎない

未経験の方を、いきなり秘書として採用する会社は多くありません。そのため、秘書の求人だけに絞らず、近い経験を積める仕事にも目を向けてみるのがおすすめです。

秘書の仕事には、次のような力が必要です。

• 文書作成やファイリングなどの事務の力
• 来客や電話の対応で求められるコミュニケーションの力
• 相手の立場に立って考える気配り

これらは、総務・人事・一般事務などの仕事でも身につけられます。転職エージェントで秘書以外の仕事をすすめられたときも、すぐに断らず、話を聞いてみるとよいでしょう。そこでの経験が、秘書としてのキャリアにつながることがあります。

まとめ

秘書のキャリアパスと、キャリアアップのために知っておきたいことを紹介しました。

「難しそう」と感じた方もいるかもしれません。でも、相手の立場を想像できることは、それ自体が秘書に大切な力です。

まずは、これまでの経歴の中に秘書に活かせるスキルや経験があるかを確かめてみましょう。秘書の経験がある人や、転職エージェントなど第三者に相談すると、自分では気づかない強みが見つかることもあります。