「事務職のPR文を作成するポイントって？」
「自己PR文の例文があったら参考にしたい！」
上記のようなお悩みをお持ちではないでしょうか。
この記事では、事務職として企業に応募する際の「自己PR文の作成方法」「コツやポイント」などを紹介。後半では、3つのパターンに分け、例文も紹介していきます。
コツとポイントを抑えることで、あまり悩まずとも良質な自己PR文を作成することが可能です。
良い自己PR文を作成し、内定獲得率をどんどん上げていきましょう。
事務職の自己PR文を作成する際の3つのポイント
事務職への応募で自己PR文を作成する際、必ず着目すべきポイントがあります。
以下で解説していくポイントに沿って自己PR文を作成することで、「始めてPR文を書く人」「文章作りに慣れていない人」でも簡単にPR文を作成することができます。
ふつうのPR文ではなく、面接官の心にささる文にもなりますので、ぜひ参考にされてみてください。
選考で有利になるために資格をアピールする
選考を有利にするPR文を作成するためには、あなた自身の資質や能力をアピールする資格が必要です。
なぜなら、事務職として活躍できるだけの資質や能力をアピールすることで、就職できる確率は高まりますし、事務職は経験者が優遇される傾向が強いからです。
正直なところ、未経験で事務職に就職する場合、選考が不利になることも往々にしてあります。しかし、不利と言っても必ず就職が出来ないわけではありません。
たとえばですが、事務職の場合はパソコンを使うことが多いです。そのため、パソコンスキルや簿記の資格、または秘書検定なども選考を有利にすすめてくれます。
事務職の仕事は多岐にわたりますので、様々な資格でアピールすることが可能です。
あなたの持っている資格を洗い直し、応募する会社で有効利用できそうな資格をみつけましょう。
あとは、その資格をどう活かすかPR文に書き込むだけです。
転職後に活かしたい経験について記載する
転職後に活かしたい経験について記載することも重要なポイントのひとつです。
たとえば、過去に担当したことのある事務業務について記載して、「仕事への対応力をアピールする」というのが考えられます。
さらに事務職は、受付や来客対応といった対外的な業務を行う職種でもあります。そのため、営業経験や接客経験なども経験のアピールポイントになりやすいです。
そこで、あなた自身の経験を記載する際、注目したおきたポイントがあります。それは、一般事務の場合、「オフィスワーク全般」「経理・人事の業務補佐」などを担当することが一般的であるものの、企業によって担当する業務はさまざまであるという点です。
さらに、深い専門知識は求められない分、幅広い業務への対応力を求められる場合が多いという点にも留意しておく必要があるでしょう。
あなたが応募したい会社がどのようなスキル・経験を望んでいるか今いちど考えてみるとよいです。
応募先に沿った専門知識をPRする
応募先に沿った専門知識をPR文に記載するのも有効的です。
第二新卒や中途採用に求められるのは即戦力であることと、新卒や社会生活を通して得ている基礎的な社会的能力です。専門知識について記載することで、前者の即戦力をPRすることができます。
一般事務の場合、デスクワークと顧客対応が基本であることは容易に想像できるかと思います。ゆえに、「ワード・エクセル・パワーポイント」に関する保有資格、それにより使える機能を記載することで他者との差別化になりやすいです。
また、経理・労務・人事など専門性の高い事務職の経験、法律や簿記などに関する専門的な知識も良いPR素材になります。遠慮することなく披露しましょう。
PRするべき素材の探し方は簡単です。
求人の募集要件や企業サイトなどを確認し、企業がどのような人材を必要としているのかを把握するだけ。把握したスキルにマッチする経験や保有資格を選び、記載しましょう。
自己PR文作成の３つのコツ｜アピールすることがない場合
「アピールすることなんてない・・・」と肩を落としてしまっている方もいるかもしれません。しかし大丈夫です。
アピールすることがなくても3つのコツさえおさえれば、良いPR文を書くことは十分に可能なのですから。それでは3つのコツをみていきましょう。
積極的な姿勢を熱意を込めて伝える
これまでに記載してきた通り、事務職で役立つ資格をアピールすることは大切です。しかし、「私は人一倍努力をして、仕事に取り組みます」という姿勢を表し、面接官の心に訴えかけるという手段は、ときに何よりも有効的なPRになるのです。
企業側は採用することにも、退職されることにもリスクとコストを必要とするため、できるだけ長く、そして情熱的に取り組んでくれる人材を求めているからです。
積極的な姿勢をアピールするためにはどのようなPR方法があるのでしょうか。たとえば、「仕事を通して実現させたい目標」「仕事に対する意識の高さ」などがあります。
ところが、事務職はキャリアプランや仕事を通しての目標を考えるのが難しい職種です。ここはあまり難しく考えず、事務職として自分自身どのように成長したいのか、どのようなスキルや能力を身に付けたいかなどをPRしましょう。
経験が豊富であることをとにかく伝える
「PRすることがない・・・」と嘆くのではなく、こじ付けでもよいのでとにかく経験があるということを伝えましょう。
「できます！」「やれます！」という積極的なワードが熱意となり相手に伝わるのです。
一般の事務職では、それほど専門性の高い能力が求めらません。ただし、事務職は人気の高い職種であるため、中途採用ではどしても経験豊富な人材の方が有利になります。
バイトでもよいので一般事務の経験がある場合には「事務職経験○○年」「営業事務経験○○年」というように、期間を数値化して自己PRに記載するとよいです。すると、採用担当者があなたの経験の豊富さをイメージしやすくなります。
企業での活かし方を自分なりに考えて伝える
自己PRでは、自分なりに考えた「企業での活かし方」を伝えることが重要となります。自分なりであることがポイントです。
資格や経験でなくとも、「自分の持っている考え方」「どういう姿勢をもって会社で働きたいか」でも大丈夫です。それらを会社でどのように活かせるのか、活かしていきたいかを伝えるのです。
採用担当者である面接官は、採用希望者のスキルや適性、考え方などを考慮し、採用希望者がどのようなポジションで、どう働けるかをイメージします。
自己の長所をどう活かすかを伝えることで、採用担当者は「この人は会社でこんな風に貢献してもらえるんじゃないかな」とポジティブな方向に考えてくれます。
さらに、どのように活かせるかを考えるということは、企業を知ること、つまり企業研究にもなります。つまり、企業を知ろうという姿勢をアピールできるため、面接官にも良い好印象を与えられるのです。
【事務職】自己PRの例文３パターン
事務職の自己PRで応用できるPR文を、下記の3パターンに分けて紹介していきます。
- アルバイト時代の経験を掘り起こす場合
- 事務職の経験を踏まえて貢献することを述べる場合
- 営業事務での経験を活かす場合
それではみていきましょう。
アルバイト時代の経験を掘り起こす場合の例文
「私は、アルバイトを通じて事務職の仕事をしてきた経験があります。仕事の内容は、資料作成のお手伝いや電話対応だけでなく、来客対応といった事務職のサポート業務を任されていました。そういった経験からExceやWordなどの最低限のパソコンスキルを習得することができました。
入社後はこれまでの経験を活かすとともに、新しい知識をアップデートしながら仕事を覚えていきたいです。
また、事務職は会社を支えるなくてはならない職種であると考えています。事務職の職員として成長し、貴社の事業を柔軟にサポートできる出来る存在になりたいと思い、貴社を志望しました。」
この例文はアルバイトでの経験をアピールした例文です。
アルバイトなので、即戦力をアピールすることはできません。ただ、事務職の仕事を実際にみて経験があり、最低限のパソコンスキルも持っているというアピールもできます。
「あからじめ実務での経験があるため、全くの未経験者よりは仕事に吸収も早いのではないか」と、企業側に感じさせる例文です。
事務職の経験を踏まえて貢献することを述べた例文
事務職で経験を踏まえたPR文を作成する際、下記の2パターンを踏まえた書き方があります。
- 仕事への姿勢をPRする場合
- 自分の持っているホスピタリティ（献身的な考え）をPRする場合
以下では上記で応用できる2パターンの例文を解説していきます。
【仕事への姿勢をPRする場合】
「私はどのような仕事に対しても真面目に取り組み、丁寧に仕上げられるという自負があります。
一般事務での仕事経験は5年間です。書類の作成やデータの処理においてはクライアントや会社の負担にならないよう、細心の注意を払って、コツコツと作業に取り組んでまいりました。その姿勢を続けることで次第に社内でも評価されるようになり、大きな信頼を得てからは重要な書類の作成をすべて私が請け負うようになりました。
貴社でも、前職での経験を100％活かし、真摯に取り組んでまいります。」
【自分の持つホスピタリティをPRする場合】
「私が仕事をする際に一番大事にしてきたのは、会社のスタッフが働きやすいような雰囲気作りを心がけることです。
前職では総務課に5年間所属し、自分はもちろん他の社員の業務がスムーズに回るよう毎日30分早く出勤して準備をしてきました。また、会社のスタッフが働きやすい雰囲気をつくるために、どのような仕事も笑顔で引き受け、電話や来客の対応でもにこやかな接客を心がけてきました。
「スタッフが働きやすい環境をつくる」という考えを持って仕事に取り組んだおかげもあり、ベストサポート賞をいただいたこともあります。
貴社へ入社した暁には、これまで以上に細やかな目配り、そして気配りで業務に貢献していきます。」
ただ単に経験を伝えるだけでなく、「どう働きたいか」「どういう考えを持って仕事に取り組みたいか」を伝えることで文に力強さが増していることが分かっていただけると思います。
事務職に対しある種のプライドを持つことも、情熱や積極性となり熱意となって採用担当者へ届くでしょう。
営業事務での経験を活かす例文
「私はこれまで、営業事務として7年間勤めてきました。入社した当時は経理事務だったのですが、会社全社で人員配置変更があり営業事務に異動となりました。
異動直後は、経理と営業で仕事の内容が違うということもあり、ミスをして営業職のスタッフに迷惑をかけたりしてしまいました。しかし、上手くいかずとも、ひたむきなに仕事を続けることで、5人の部下を抱えるまでになりました。
こうして得ることのできた経験を、今度は上場企業という新しいステージで活かしたいと思い、転職を決意しました。以上が今回に応募に至ったきっかけです。」
営業事務の経験者は、即戦力をPRすると非常に有効的です。
ただ即戦力をPRするだけでなく、どのような実績があるか、なぜ転職したのか、入社後にはどのように活躍したいかを伝えると尚よいでしょう。
まとめ
この記事では、事務職の自己PRのポイントや例文について詳しく紹介、および解説をしてきました。
例文を応用するのはよいですが、自分の言葉を使って熱意のあるPR文を作ることが何より大切です。
熱意のあるPR文は、企業の情報を十分にリサーチし、どこに魅力を感じたのか自分の言葉を使って表現すること作成できます。採用担当者がグッと来るような文になるでしょう。
逆に、どこの企業の面接でも使いまわせるような一般的なPR文を書いてしまうと、熱意は企業に伝わりません。「どうしてもその企業で働きたい」という熱意をこめることが必要なのです。
「自分でPR文をつくったけど自信がない・・・」という人は第三者に添削や指導をしてもらうとよいでしょう。
