・総務事務に応募したいけど、志望動機がうまくまとまらない
・総務の仕事をしたことがないので、何を書けばいいかわからない
そんな悩みを持つ方に向けて、この記事では未経験から総務事務を目指すときの志望動機の書き方をまとめました。
この記事でわかること
・総務事務の志望動機に入れたい2つのポイント
・書類選考で落ちやすい志望動機のNG例
・未経験でも使える志望動機の例文3選と解説
・内定に近づくために、応募の前にやっておきたいこと
編集部総務事務は会社によって仕事の範囲が大きく違います。だからこそ、応募先に合わせた志望動機が大切です。
総務事務の志望動機に入れたい2つのポイント
1．応募先の総務の仕事内容に合わせる
総務事務は、ほかの部署が担当しない社内の仕事を幅広く受け持つ仕事です。そのため、会社によって仕事内容が大きく違います。
総務事務の仕事の例
・備品の管理、郵便物や来客の対応
・社内行事や会議の準備
・契約書や社内文書の管理
・勤怠管理や給与計算（労務を兼ねる場合）
・社内のルールづくりや、働く環境の整備
たとえば、労務も兼ねている総務事務なら、給与計算や勤怠管理も仕事に含まれます。この場合は、志望動機に「正確な事務処理で社員の働きやすさを支えたい」といった一文を入れると、仕事内容とつながりやすくなります。
最近は、ハラスメントの相談窓口や働く環境づくりにかかわる総務も増えています。2026年10月からは、お客様などからの著しい迷惑行為（カスタマーハラスメント）への対策も会社の義務になりました（厚生労働省「あかるい職場応援団」）。こうした社内の体制づくりを、総務が担当する会社もあります。
求人票の「仕事内容」や会社のホームページを読んで、その会社の総務が何を担当しているかをつかんでから書くようにしましょう。
2．総務事務で求められる力を具体的に書く
総務事務では、会社によって違いはありますが、主に次のような力が求められます。
・社内外の人とやりとりするコミュニケーション力
・急な依頼やトラブルにも落ち着いて対応する力
・複数の仕事を期限までに進めるスケジュール管理の力
自分にあてはまるものがあれば、志望動機に盛り込みましょう。
ポイントは、「コミュニケーション力があります」で終わらせず、どんな場面で身につけ、入社後にどう活かせるかまで具体的に書くことです。採用担当者が、入社後に働く姿をイメージしやすくなります。
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書類選考で落ちやすい志望動機のNG例
結論から始まっていない
NG例
私は前職、飲食業に勤めていました。そこでホールの仕事以外にも、幅広い業務を経験しました。
いろいろと仕事をしていく中で、店舗を陰から支える仕事にやりがいを感じ、同じように会社を陰から支える総務の仕事に就きたいと考えるようになりました。
今回総務事務の求人を探しているなかで、支店の立ち上げ業務を行っていく総務職の募集があることを知りました。
事務職は未経験で飲食業の経験しかありませんが、前職での経験の中で学んだ知識やコミュニケーション能力を活かせると考えております。
一見、内容に問題はないように見えます。しかし、「なぜこの会社を志望したのか」が最初に書かれていないため、伝わりにくい志望動機です。
また、「学んだ知識」「コミュニケーション能力」が何を指すのかがわからず、抽象的な印象を与えてしまいます。
直すときのポイント
・最初の一文で「なぜ志望したか」を書く
・経験は「何をして、何ができるようになったか」を具体的に書く
・最後に「入社後どう活かすか」で締める
どの会社にも使える内容になっている
「御社の安定性にひかれました」「事務の仕事がしたいです」など、どの会社にもあてはまる内容だけでは、志望度が伝わりません。
会社のホームページや求人票から、その会社ならではの取り組みや仕事内容を一つでも入れるようにしましょう。
未経験でも使える総務事務の志望動機の例文3選
そのまま使うのではなく、自分の経験や応募先に合わせてアレンジしてください。
例文1．前職の経験を活かせることをアピール
私は、総務事務として会社全体を裏方から支え、社員が働きやすい環境づくりに携わりたいと考え、貴社を志望いたしました。
前職ではフランチャイズ経営のカフェで働いていました。少人数の店舗だったため、接客だけでなく、シフト作成や備品の発注など、店舗運営にかかわる事務の仕事も任されていました。
その中で、新しい勤怠管理のシステムを導入する際に、使い方のマニュアルを作成し、スタッフ全員が使えるようにサポートした経験があります。
貴社が残業を減らす取り組みを進めていることをホームページで拝見しました。前職で身につけたスケジュール管理の力と、新しい仕組みを定着させた経験を活かし、貴社の働く環境づくりに貢献したいと考えております。
前職の経験で身についた力が、具体的なエピソードとともに書かれています。
応募先の取り組みにも触れているので、企業研究をしていることや熱意が伝わります。採用担当者が入社後の姿をイメージしやすい志望動機です。
例文2．コミュニケーション力をアピール
私は、社員一人ひとりを支え、会社全体をより良くしていける総務事務の仕事に魅力を感じ、貴社を志望いたしました。
私は地域のボランティア活動に参加し、地域の祭りの運営チームに所属していました。年齢も立場もさまざまな方と調整を重ねる中で、相手の話を聞き、意見をまとめるコミュニケーション力を身につけました。
貴社の総務事務は、人事の役割も担っているとホームページで拝見しました。ボランティアで培った調整力を、社員の皆さまとのやりとりに活かし、会社を事務の面から支えていきたいと考えております。
人事の仕事も兼ねている総務事務では、社員とのやりとりが多く、コミュニケーション力が大切です。
仕事以外の経験でも、「どんな場面で」「どんな力を身につけたか」を具体的に書けば、十分にアピールになります。
例文3．事務の経験とパソコンのスキルをアピール
私は、これまでの事務の経験を活かしながら、より幅広く会社を支える総務事務の仕事に挑戦したいと考え、貴社を志望いたしました。
前職では営業事務として、見積書や請求書の作成、受発注データの入力を担当していました。Excelで集計表を作り直し、毎月の集計作業にかかる時間を短くした経験があります。
貴社の求人で、社内の書類の電子化を進めていることを知りました。正確な事務処理とパソコンのスキルを活かし、社員の皆さまが本来の仕事に集中できる環境づくりに貢献したいと考えております。
総務は未経験でも、事務の経験やパソコンのスキルは強みになります。
「Excelで作業時間を短くした」など、工夫したことや成果を書くと、入社後も主体的に動いてくれそうだと伝わります。
ほかの事務職の志望動機の書き方は、こちらの記事も参考にしてください。
関連記事【未経験OK】一般事務の受かりやすい志望動機例文3選！書き方のコツやNG例もご紹介
内定に近づくために、応募の前にやっておきたいこと
事務職は人気が高く、求人に対して応募する人が多い仕事です。全体の有効求人倍率が1.19倍（厚生労働省「一般職業紹介状況」2026年9月分）と人手不足の仕事が多いなかで、事務職は求人より仕事を探す人のほうが多い状態が続いています。
そのため、次の2つを意識して進めると、内定に近づきやすくなります。
応募の前にやっておきたいこと
・志望動機を第三者に読んでもらう
・複数の求人を比べて応募する
志望動機を第三者に読んでもらう
ありきたりな文章だと、多くの応募書類の中に埋もれてしまいます。総務事務の経験者と同じ求人に応募することもあるため、「会ってみたい」と思ってもらえる内容にすることが大切です。
自分では気づきにくい「わかりにくい部分」や「抽象的な部分」は、第三者に読んでもらうと見つかります。転職エージェントでは、応募書類の添削や面接対策を無料で受けられることが多いです。
複数の求人を比べて応募する
採用の枠が少ない会社もあるため、気になる求人がいくつかあれば、比べながら応募するのがおすすめです。
複数の求人を見るメリット
・仕事内容を比べることで、働くイメージがわきやすい
・休みや福利厚生など、条件の良い会社を見つけやすい
・面接に慣れて、本命の会社の選考に落ち着いて臨める
求人を探すときは、転職サイトで自分のペースで探す方法と、転職エージェントに希望を伝えて紹介してもらう方法があります。忙しくて時間がとれない人は、両方を使い分けるのも一つの方法です。
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まとめ
・総務事務は会社によって仕事内容が違う。応募先の総務が何を担当しているかを調べて書く
・求められる力は、どんな場面で身につけ、どう活かすかまで具体的に書く
・志望動機は「なぜ志望したか」の結論から書く
・どの会社にも使える内容ではなく、応募先ならではの内容を入れる
総務事務は、会社全体を支える仕事です。WordやExcelなどのパソコンのスキルや、社内外とのやりとりの経験は、ほかの仕事でも活かせます。
ポイントをおさえた志望動機で、総務事務の内定をめざしましょう。
総務事務のほかに、IT業界の事務職（ITサポート事務）も未経験から目指せる仕事です。興味のある方は、こちらの記事もあわせて読んでみてください。
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