現在事務職で働いている皆さん、仕事をしていて「もしかして私は事務職に向いていないのでは？」と考えてしまうことはありませんか？
- ルーティンワークが多い仕事に飽きてしまった
- 実はコミュニケーションが得意ではない
- マルチタスクをこなすのがキツイ
- もっと仕事で評価されたい
など事務の仕事をやっていくうえで持つ悩みは人それぞれですが、ストレスや不安を抱えて働くのはしんどいですよね。そこで今回は、事務職ならではの悩みとその対処法をご紹介します。これから自信を持って事務職で働くための参考にぜひお読みください。
事務職が向いていないと思う方に多い悩みと対処法
『事務職に向いている人ってどんな人？事務職で活躍するための4つのポイントもご紹介』で紹介したように、裏方として会社の業務を支える仕事である事務職は、人によって向き不向きが分かれます。
しかし実際に事務職に就いてみると、思うような仕事ではなかったという方もいるのが現実です。実際にどんなことで悩んでいてどんな対処法があるのかをそれぞれ詳しくみていきましょう。
事務職が向いていないと感じる時①ルーティンワークが多くてやりがいを感じない
はじめは覚えることが多い事務職ですが、経験を積んでいくうちにルーティンワークが多くて次第に仕事に対してやりがいを感じることが少なくなり、モチベーションが下がってしまうという事がよくあります。特別なスキルが身につかないから転職も難しいと思っている方もいるかもしれません。
そんな時は、まず自分の仕事を一度リストアップしてみましょう。その中で時間がかかっているものや、自分の得意なもの、苦手なものを分類します。
例えば、書類作成に時間がかかっている場合は、どこにその原因があるのかを突き止めて改善策を考えてみましょう。エクセルの作業の中で効率化できるエクセル関数を探してみたり、色分けすることで見やすくしたりなど、なにか改善できることはないかを考えて実行します。
自分の得意な分野の仕事は、他の人にもわかりやすく伝えられるようにマニュアルを作成したり、反対に苦手な仕事については同僚や上司に相談してアドバイスをもらって改善したり、勉強したりなどしてみましょう。
そうすると単調な仕事が多い事務でも、「○○さんにお願いしよう、聞いてみよう」と思われる場面も増えて、事務のスペシャリストとして信頼されるポジションになり活躍の幅を広げていくことができます。将来的に総合的な事務スキルが身につき、事務職としてもキャリアアップの可能性も広がります。
事務職が向いていないと感じる時②実は電話対応が苦手
これもよくあるパターンです。人と話すコミュニケーションは不得意ではないけれども、顔が見えない相手から突発的にかかってくる電話は、緊張してしまい上手く話せないという人が意外と多いのです。社外からの電話を受けることも多い事務職は先方に失礼があってはいけませんし、英語で電話がかかってきて話せなかったなど、電話対応にちょっとしたトラウマを抱えてしまっている人もいます。
電話対応については経験数を増やして慣れるのというのが一番ですが、社外からの電話にもきちんと対応できるようにマニュアルを作成してみましょう。マニュアルでは電話を取るときの文言や、取り次ぎ時の文言など細かいところから作成します。場合によっては英語での受け答えも書いておくのもおすすめです。
電話対応で大切なのは「相手の話を正確に聞き取る」ということなので、「だれから、いつ、どんな内容の電話か」をきちんと書きとるための電話メモなどを常にデスク周りに置いておきましょう。
さらに、効果的な方法として電話対応が上手な人の真似をするのもおすすめです。話すスピードや口調、声のトーンを真似してみましょう。そして、電話を取る前に一呼吸おいて落ち着いてから対応してみてください。
事務職が向いていないと感じる時③マルチタスクをこなすのが難しい
デスクワークが中心の事務職ですが、書類作成だけではなく、データ入力や電話・来客対応、会議の準備、郵便物の送付や仕分け、OA機器の管理などルーティンワーク以外にもやることが多いですよね。
雑務をお願いされて、あれこれやっているうちに書類の作成が間に合わなくて残業になってしまったということもしばしばあるのではないでしょうか？
マルチタスクを行うのが苦手な方は、1日の仕事始めや終わりにやるべき仕事のTodoリストを作成してみましょう。その日に絶対に作成しなければならない書類や確認事項、週末までに行えばよい仕事などを分類します。突発的に頼まれる雑務などは期限をその都度確認して、Todoリストに盛り込んでいきます。
リストを作成することによってやるべき仕事が整理されますので、優先順位が高い仕事からこなしていき、残業になりそうな時や、一人で行うのが難しい時は早めに同僚や上司に対応を相談してみてください。ギリギリではなく、早めに相談することがポイントです。
事務職が向いていないと感じる方でももっと事務職で活躍するためには？
営業のように目に見える数字で結果を出すことが難しい事務は、なかなか評価されないという側面があります。会社の裏方として社員をサポートする仕事ですが、当たり前に存在するために社員に感謝されることが少ないという会社もあるかもしれません。
事務の仕事は好きだけど、昇給やキャリアアップなど将来的な面で不安があるという方も多いですよね。そんな時はこれまでの事務職の経験を活かして転職するのも手なのです。特別なスキルや資格がなくてもできる事務職ですが、実務を通して身についたコミュニケーションスキルやマルチタスク処理能力は事務職経験者ならではの強みになるのです。
現在の職場で事務職に向いていないのでは？と悩みを抱えている方も、職場を変えることによって事務職としてのキャリアアップを目指すことができるなら挑戦してみたいと思いませんか？
同じ事務職でも業界によって様々です。あなたに合った会社に出会うためにも、事務職に特化した転職エージェントにぜひご相談ください。経験豊富なキャリアアシスタントが無料であなたの転職をサポートいたします。
